Cara menerapkan Kebijakan Retensi Kotak Surat Bersama di Office 365

Jika Anda ingin tahu cara menerapkan Kebijakan Retensi Kotak Surat Bersama di Office 365, silakan baca posting ini. Kebijakan penyimpanan adalah kumpulan tag penyimpanan yang menentukan cara folder dan item individual (seperti email dan pesan suara) dipertahankan di kotak surat bersama di Office 365 sebelum diarsipkan atau dihapus secara permanen. Banyak organisasi bisnis memerlukan secara proaktif mempertahankan konten kotak surat mereka untuk alasan kepatuhan. Kebijakan penyimpanan membantu dalam mengelola risiko yang terkait dengan hilangnya informasi yang dapat menyebabkan komplikasi hukum.

Cara menerapkan Kebijakan Penyimpanan Kotak Surat Bersama di Office 365

Untuk menerapkan kebijakan penyimpanan ke kotak surat bersama, Anda perlu membuat tag penyimpanan dan kebijakan penyimpanan baru, lampirkan tag ke kebijakan, lalu terapkan kebijakan ke kotak surat bersama.

Berikut cara menerapkan kebijakan penyimpanan kotak surat bersama di Office 365:
Masuk ke Exchange Admin Center.Buat tag penyimpanan pribadi.Buat penyimpanan baru policy.Lampirkan tag pribadi ke kebijakan penyimpanan.Terapkan kebijakan penyimpanan ke kotak surat bersama.
Mari kita lihat ini secara detail.
1] Masuk ke Exchange Admin Centre
Masuk ke Exchange Admin Center (https://outlook.office365 .com/ecp) menggunakan kredensial administrator Anda.

Tip: Gunakan browser Anda dalam mode pribadi/penyamaran untuk mengakses akun admin Exchange Anda. Ini akan mencegah browser memilih kredensial Anda saat ini secara otomatis saat Anda diarahkan ke situs.
2] Buat tag retensi pribadi Tag retensi
A dapat berupa salah satu dari tiga jenis berikut:
Tag Kebijakan Default (DPT) – diterapkan secara otomatis ke seluruh kotak surat. Tag Kebijakan Retensi (RPT) – diterapkan secara otomatis ke folder default (Kotak Masuk, Item Terkirim, dll.), dan Tag Pribadi – diterapkan secara manual oleh pengguna ke item dan folder individual.
Menggunakan tag pribadi, Anda dapat membuat pengecualian untuk tag kebijakan default atau tag kebijakan penyimpanan. Misalnya, jika DPT mengatakan hapus semua item dalam 5 tahun, Anda dapat membuat pengecualian untuk `pemberitahuan` yang akan dihapus dalam 7 hari, menggunakan tag pribadi.

Untuk membuat tag pribadi, ikuti petunjuk berikut:
Klik manajemen kepatuhan pada panel kiri dasbor Pusat Admin Exchange Anda. Kemudian klik tab tag retensi di bagian atas halaman. Anda akan melihat daftar tag retensi yang ada. Klik ikon plus (+) di bagian atas daftar ini.Pilih diterapkan oleh pengguna ke item dan folder (pribadi) di tarik-turun yang muncul.Masukkan Nama, Tindakan Retensi, dan Periode retensi untuk tag di tag baru yang diterapkan oleh pengguna ke jendela item dan folder (pribadi).Klik tombol Simpan.
Demikian pula, Anda dapat membuat lebih banyak tag untuk dilampirkan ke kebijakan kotak surat bersama Anda.

Baca Juga:Apa perbedaan antara Microsoft Office dan Microsoft 365?
3] Buat yang baru kebijakan retensi

Buka tab kebijakan penyimpanan yang muncul di bagian atas halaman pengelolaan kepatuhan. Anda akan melihat daftar kebijakan yang ada.Klik ikon plus (+) untuk membuat kebijakan baru.Masukkan Nama yang sesuai untuk kebijakan.Lampirkan satu atau beberapa tag ke kebijakan (seperti yang dijelaskan di bagian berikutnya).Klik tombol Simpan.
Baca Juga:Menginstal Konsol Manajemen Kebijakan Grup di Windows 11/10.
4] Lampirkan tag pribadi ke kebijakan retensi

Di jendela kebijakan penyimpanan, klik ikon plus (+). Ini akan membuka jendela pilih tag retensi, menampilkan daftar tag yang tersedia. Pilih tag pribadi yang telah Anda buat dan klik tombol Tambah. Kemudian klik tombol Ok.5] Terapkan kebijakan penyimpanan ke kotak surat bersama .

Di panel kiri akun admin Exchange Anda, klik penerima. Kemudian klik tab bersama di atas. Anda akan melihat daftar kotak surat bersama yang ada.Klik dua kali pada kotak surat bersama yang ingin Anda terapkan kebijakannya.Klik fitur kotak surat di panel kiri.Pilih kebijakan menggunakan dropdown Kebijakan penyimpanan.Klik tombol Simpan .
Catatan:
Hanya administrator yang dapat membuat dan menerapkan kebijakan penyimpanan ke kotak surat bersama di Office 365. Diperlukan setidaknya 10 MB data di kotak surat sebelum kebijakan penyimpanan dapat diterapkan padanya. Kebijakan penyimpanan biasanya memerlukan waktu hingga 7 hari untuk mulai berlaku.Anda dapat membuat satu atau beberapa tag penyimpanan, tetapi hanya menerapkan satu kebijakan penyimpanan ke kotak surat dalam satu waktu. Jadi tautkan semua tag yang ingin Anda terapkan ke kotak surat ke satu kebijakan penyimpanan.Dapatkah kami menerapkan kebijakan penyimpanan ke kotak surat bersama?

Ya. Anda dapat menerapkan kebijakan penyimpanan ke kotak surat bersama menggunakan opsi fitur kotak surat. Ini dapat ditemukan dengan mengklik dua kali kotak surat bersama di bawah tab bersama di bagian penerima di pusat admin Exchange. Ingatlah bahwa hanya satu kebijakan yang dapat diterapkan ke kotak surat dalam satu waktu. Jadi, Anda perlu menautkan semua tag yang diperlukan ke satu kebijakan yang akan Anda terapkan ke kotak surat.

Bagaimana cara mengubah kebijakan penyimpanan default di Office 365?
Kebijakan penyimpanan default, juga dikenal sebagai kebijakan MRM (Manajemen Rekaman Pesan ) adalah kumpulan tag kebijakan default yang berlaku secara otomatis ke kotak surat baru di Office 365. Anda dapat mengubah kebijakan ini jika memiliki hak administrator. Untuk melakukannya, login ke akun pusat admin Exchange Anda dan buka manajemen kepatuhan > kebijakan retensi. Kemudian pilih Kebijakan MRM Default dan klik ikon edit (pensil) yang muncul di bagian atas daftar kebijakan penyimpanan. Buat perubahan yang diperlukan dan klik tombol Simpan.
Bagaimana cara menerapkan kebijakan penyimpanan di kotak surat Office 365?

Anda dapat menerapkan kebijakan penyimpanan ke satu kotak surat atau beberapa kotak surat di Office 365 menggunakan pusat admin Exchange. Untuk menerapkan kebijakan penyimpanan ke satu kotak surat, buka Penerima > Kotak Surat. Kemudian pilih kotak surat yang diinginkan dan klik ikon edit di atas. Klik fitur Kotak Surat di sebelah kiri. Pilih kebijakan penyimpanan menggunakan dropdown yang tersedia dan klik tombol Simpan. Untuk menerapkan kebijakan penyimpanan ke beberapa kotak surat, pilih beberapa kotak surat menggunakan tombol Shift atau Ctrl. Kemudian pilih Opsi Lainnya > Kebijakan Retensi > Perbarui. Setelah ini, pilih kebijakan yang diinginkan di Bulk Assign Retention Policy dan klik tombol Simpan.
Baca Selanjutnya:Cara menyetel ulang dan memperbaiki aplikasi Office di Windows 11/10.