Di masa lalu, perusahaan menghabiskan banyak waktu untuk memperbarui dan berbagi pengetahuan di antara karyawan secara manual. Menyimpan data dan informasi pengetahuan bisnis dalam beberapa sistem pengarsipan, di lokasi berbeda, dan di berbagai komputer atau perangkat membutuhkan banyak waktu, tenaga, dan sumber daya. Ini terutama benar jika beberapa anggota staf keluar dari perusahaan, pensiun, atau sedang berlibur, dan tidak ada yang dapat mengakses dokumen yang ada. Jika terus berlanjut, hal ini dapat berdampak buruk pada efisiensi dan profitabilitas. Studi



A menunjukkan bahwa hanya 50% bisnis yang berkembang setelah lima tahun beroperasi, dan sekitar 33% berhasil mencapai tahun kesepuluh. Sebagian besar perusahaan ini gagal karena alasan umum, seperti masalah keuangan dan perencanaan strategis atau pemasaran yang buruk. Namun, salah satu penyebab utama dan mungkin menjadi sumber dari semua tantangan ini adalah ketidakmampuan untuk membuat dan memanfaatkan manajemen pengetahuan bisnis secara efisien.

Apa itu Manajemen Pengetahuan?

Seperti namanya, manajemen pengetahuan (KM) adalah proses yang membantu menyimpan, mengatur, dan berbagi pengetahuan perusahaan. Ini memungkinkan bisnis untuk memanfaatkan kecerdasan kolektif dari anggota tim, pelanggan, dan mitra mereka. Tanpa sistem KM yang tepat, operasi bisnis Anda menjadi tidak efektif, dan Anda tidak akan dapat berjalan ke arah yang benar atau bergerak maju. Hal ini karena semua informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan yang baik mungkin tersebar dalam banyak silo dan format data, sehingga menyulitkan tim untuk mengakses dan memprosesnya. Sederhananya, ini adalah sistem yang mengurangi waktu untuk mencari informasi, meningkatkan kolaborasi, dan meningkatkan produktivitas tim.

Sekarang setelah Anda mempelajari pentingnya perangkat lunak KM, mari kita bahas cara memilih yang terbaik untuk kebutuhan Anda.

Tips untuk memilih software manajemen pengetahuan yang tepat

Tahukah Anda bahwa solusi manajemen pengetahuan semakin menjadi kebutuhan dan populer untuk bisnis? Faktanya, para ahli menilai ukuran pasar globalnya mencapai USD$58,81 miliar pada tahun 2028 dengan tingkat pertumbuhan tahunan sebesar 12,5% selama periode analisis. Angka ini menunjukkan pentingnya teknologi ini dan bagaimana bisnis harus memanfaatkannya.

Untuk mendapatkan nilai terbaik untuk investasi Anda, berikut tips bermanfaat untuk dipertimbangkan saat memilih perangkat lunak manajemen pengetahuan yang tepat:
Analisis dan pahami kebutuhan bisnis Anda
Setiap perusahaan itu unik dan memiliki kebutuhan yang berbeda. Sebelum memilih solusi KM apa pun, Anda harus menilai sistem dan proses Anda saat ini. Ini termasuk memahami tujuan proyek Anda, ruang lingkupnya, dan bagaimana itu sesuai dengan strategi keseluruhan perusahaan.

Untuk memberi Anda wawasan, berikut adalah beberapa pertanyaan untuk direnungkan:
Apa tujuan organisasi untuk implementasi KM?Siapa yang akan menggunakan perangkat lunak, dan peran apa yang akan mereka miliki dalam mengelolanya? Data dan informasi apa yang ingin Anda simpan? Apakah Anda sering berbagi file dan dokumen dengan tim dan pelanggan Anda? Jenis tingkat izin apa yang Anda perlukan? Apakah bisnis Anda berkembang atau berubah dalam waktu dekat?
Menentukan dan menganalisis kebutuhan bisnis Anda akan membantu Anda memilih perangkat lunak KM yang tepat. Lagi pula, tujuannya adalah untuk memberi Anda solusi yang paling komprehensif dan efisien, yang harus disesuaikan dengan organisasi spesifik Anda—bukan sebaliknya. Evaluasi fitur sistem
Tidak ada dua teknologi yang sama. Meskipun ada beberapa kesamaan, setiap perangkat lunak manajemen pengetahuan menawarkan fitur yang berbeda. Periksa fungsi dan kemampuannya untuk mendapatkan nilai terbaik untuk uang Anda.

Sistem KM yang andal harus memiliki fitur, seperti berikut:
Manajemen dokumen, kontrol versi, dan kolaborasiKemampuan pencarian lanjutanAlur kerja atau alat otomasi yang dapat disesuaikanPelaporan dan analitikKeamanan dan kontrol akses
Ini adalah beberapa fitur penting yang harus dimiliki perangkat lunak KM. Jelajahi dan nilai teknologi dan lihat apakah itu memenuhi tujuan bisnis Anda.
Pertimbangkan skalabilitas dan konfigurasi
Bukan rahasia lagi bahwa bisnis berubah seiring waktu. Seiring pertumbuhan Anda, perangkat lunak yang Anda gunakan juga harus demikian. Memilih teknologi manajemen pengetahuan tidak terkecuali, karena kebutuhan dan tujuan perusahaan Anda akan berkembang seiring kemajuan Anda. Misalnya, kampanye pemasaran Anda mungkin memerlukan strategi dan sumber daya tambahan. Anda harus mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola data dengan lebih efisien saat Anda menyusun berbagai taktik dan wawasan yang disarankan oleh tim dan mitra Anda. Namun, ini dapat menghambat kemajuan Anda jika sistem Anda tidak dapat menangani beban kerja yang meningkat.

Karena itu, cari perangkat lunak KM dengan faktor skalabilitas dan konfigurasi. Fitur ini dapat menyesuaikan sistem sesuai kebutuhan untuk mengadaptasi atau mengakomodasi kebutuhan bisnis baru Anda—tidak peduli seberapa sering hal itu muncul. Ini, pada gilirannya, dapat membantu Anda meminimalkan biaya, karena Anda tidak perlu beralih dari satu solusi ke solusi lainnya.
Periksa keamanan dan kepatuhan
Saat dunia modern semakin beralih ke digital, risiko pelanggaran data atau ancaman dunia maya lainnya juga meningkat. Faktanya, 15 juta catatan data bisnis terungkap secara global pada kuartal ketiga tahun 2022. Statistik ini membuktikan pentingnya perlindungan data dan bagaimana bisnis harus memprioritaskan masalah ini saat memilih sistem manajemen pengetahuan.



Teknologi manajemen pengetahuan dan infrastruktur yang mendasarinya harus dilindungi sesuai dengan standar industri untuk memastikan keamanan yang optimal. Itu memerlukan:
Protokol penyimpanan yang amanSistem deteksi intrusiAlgoritme enkripsiMekanisme kontrol aksesRencana pemulihan bencana
Ini hanyalah beberapa tindakan keamanan yang harus diterapkan dalam sistem KM. Pastikan mereka mematuhi peraturan dan standar industri, seperti HIPAA, GDPR, dll. Ini akan membantu bisnis Anda melindungi data rahasia dari serangan dunia maya dan menghindari denda atau penalti yang mahal karena kebijakan keamanan yang longgar. Teliti reputasi vendor Perlu ditekankan—tidak semua vendor memberikan kualitas pelayanan yang sama. Sebelum menentukan perangkat lunak manajemen pengetahuan apa pun, lakukan penelitian menyeluruh dan cari tahu apa yang dikatakan perusahaan lain tentang penyedia layanan.

Berikut adalah daftar periksa untuk membantu Anda:
Baca ulasan pelanggan, testimonial, dan studi kasus. Minta rekomendasi rekan Anda. Periksa sertifikasi atau penghargaan.Ketahui persyaratan layanan, implementasi, dan pelatihan mereka.Minta uji coba atau demo gratis.Tinjau protokol keamanan vendor.
Penting juga untuk dicatat bahwa vendor yang memiliki reputasi baik dapat memberikan lebih dari sekadar solusi teknologi. Selain itu, mereka harus menawarkan dukungan pelanggan yang komprehensif dan pemeliharaan berkelanjutan untuk kebutuhan perusahaan Anda. Tentu saja, teknologi bukanlah hal yang sangat mudah—dan terkadang mengalami masalah atau masalah tidak dapat dihindari. Ketika ini terjadi, Anda ingin tim dukungan membantu Anda memecahkan masalah, kembali ke jalur, dan mengatasi masalah terkait.

Kesimpulan Memilih sistem manajemen pengetahuan terbaik memerlukan pertimbangan yang cermat dan evaluasi yang tepat. Dengan teknologi yang tepat, Anda dapat memupuk kolaborasi dan meningkatkan produktivitas sambil memitigasi risiko yang terkait dengan keamanan data. Biarkan perangkat lunak manajemen pengetahuan yang inovatif ini melakukan pekerjaan berat untuk Anda dan perusahaan Anda—sehingga Anda dapat fokus pada tugas yang lebih mendesak.