Cara Menggunakan Ruang Breakout di Webex

Sesi
Breakout dapat membantu membagi pengguna Webex menjadi grup yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola dari pertemuan yang lebih besar. Dengan begitu, para peserta dapat berkolaborasi lebih erat, bertukar ide dan pengalaman dengan lebih mudah. Hasilnya, sesi juga bisa lebih produktif, karena semakin banyak suara yang mendapat kesempatan untuk didengar.

Sebagai presenter, Anda dapat mengaktifkan fitur ini kapan saja selama rapat. Dalam artikel ini, kami akan memberi tahu Anda semua yang perlu diketahui tentang ruang kerja kelompok. Teruslah membaca untuk petunjuk langkah demi langkah tentang cara memulai dan mengakhiri sesi dan memberikan izin yang diperlukan.

Cara Membuat Sesi Breakout?

Pelatihan Webex memungkinkan Anda mengundang hingga 100 peserta per sesi. Namun, hanya penyaji pelatihan, pembawa acara, dan panelis yang memiliki hak administratif untuk membuat ruang kerja kelompok. Selain itu, versi seluler aplikasi tidak memiliki fitur tersebut, jadi Anda hanya dapat melakukannya di komputer.

Ada dua cara untuk memulai sesi breakout: secara otomatis dan manual. Namun, jika Anda lebih suka mengambil pintasan, ikuti langkah-langkah berikut:
Arahkan ke bilah menu di bagian atas halaman Webex. Kemudian, klik pada tab “Breakout Sessions”. Dari daftar drop-down, pilih “Breakout Session Assignments.” Sebuah kotak pop-up akan muncul. Centang kotak yang sesuai untuk memulai sesi secara otomatis. Masukkan jumlah peserta yang diinginkan untuk setiap ruangan. Konfirmasikan dengan “Buat Tugas.”
Saat memulai sesi dengan cara ini, server Webex memilih presenter secara acak. Jadi, jika Anda ingin menjadi orang yang menetapkan peran itu, Anda harus membuat ruang kerja kelompok secara manual. Begini caranya:
Klik pada tab “Breakout Sessions” di bilah menu di atas untuk mengakses panel opsi drop-down. Pilih “Breakout Session Assignments” dari daftar. Sebuah kotak pop-up akan muncul. Alih-alih menandai “Secara Otomatis”, kali ini, centang kotak untuk memulai manual. Klik pada tab “Tambah Sesi” untuk membuat ruang. Anda dapat menyimpan judul umum atau membuat yang baru dengan mengklik “Ganti nama” dari opsi. Di bawah panel “Tidak ditetapkan” di sisi kiri, sorot dan pilih peserta yang ingin Anda kelompokkan dalam satu pelarian. Klik “Pindah ke sesi” dan pilih sesi breakout. Dari panel yang sama, klik opsi “Presenter” untuk menunjuk presenter. Orang ini akan dapat memulai dan mengakhiri sesi kapan pun mereka mau. Setelah Anda selesai menetapkan, klik “OK” untuk membuat ruang kerja kelompok.
Jika jari Anda tergelincir dan Anda menambahkan peserta yang salah ke ruang kerja kelompok, Anda selalu dapat menghapus mereka. Inilah yang perlu Anda lakukan:
Buka panel “Sesi Breakout” dan pilih “Tugas Sesi Breakout.” Dari daftar peserta, sorot peserta yang ingin Anda hapus. Klik “Hapus” untuk menghapus peserta dari sesi breakout.
Don’ jangan khawatir – peserta akan tetap menjadi bagian dari sesi pelatihan bahkan setelah Anda mengeluarkan mereka dari ruang kerja kelompok.

Meskipun ruang kerja kelompok berfungsi untuk membagi peserta menjadi beberapa kelompok terpisah, Anda masih dapat menjangkau mereka semua, jika kebutuhan itu muncul. Misalnya, jika Anda memiliki pengumuman penting yang menyangkut semua peserta, Anda dapat menyiarkan pesan ke semua ruang kerja kelompok yang aktif. Berikut cara melakukannya:
Buka tab “Sesi” di bilah menu di atas untuk mengakses daftar tarik-turun. Selanjutnya, pilih “Breakout Menu”, lalu tekan “Broadcast Message.” Dari daftar drop-down, sorot ruang breakout yang ingin Anda kirimi pesan. Kotak pesan kecil akan muncul. Ketik apa yang Anda katakan lalu tekan “Kirim.”
Pesan Anda akan terlihat oleh semua peserta aktif, meskipun mereka bukan bagian dari sesi breakout Anda.

Bagaimana Mengizinkan Peserta Membuat Sesi Breakout?

Anda dapat memberikan hak istimewa sesi kepada peserta tertentu hampir setiap saat selama pelatihan. Berikut cara melakukannya:
Klik tab “Sessions” di bilah menu di atas jendela. Dari menu drop-down, pilih “Breakout Menu”, lalu klik “Open Breakout Session Panel”. Klik “Breakout Assignments ” lalu centang kotak yang sesuai untuk mengizinkan peserta membuat sesi breakout. Tekan “OK” untuk mengonfirmasi.
Perlu diingat bahwa peserta yang menggunakan aplikasi seluler Rapat Webex tidak akan dapat memulai sesi, bahkan setelah diberi hak istimewa . Selain itu, pembawa acara dan presenter untuk seluruh sesi pelatihan akan selalu memiliki kekuatan untuk mengelola ruang kerja kelompok.

Cara Mengakhiri Sesi Perpisahan?

Setelah sesi pelatihan selesai dan tidak diperlukan lagi ruang kerja kelompok, Anda dapat langsung mematikannya. Cukup ikuti langkah-langkah sederhana ini:
Navigasi ke bilah menu di bagian atas halaman dan buka tab “Sesi Breakout”. Dari menu opsi drop-down, pilih “Akhiri Semua Sesi Breakout.”
Setelah itu, peserta akan memiliki sekitar 30 detik untuk bertukar basa-basi sebelum dipindahkan ke ruang rapat utama.

Namun, Anda tidak harus menutup sesi breakout jika Anda ingin para peserta berkumpul di ruang utama. Sebagai gantinya, Anda cukup meminta mereka untuk kembali. Berikut cara melakukannya:
Buka jendela “Session” dan buka menu “Breakout Sessions”. Pilih “Ask All to Return” dari daftar drop-down.
Tanya Jawab Tambahan
Bisakah Anda Menetapkan Peserta Terdaftar ke Breakout Sessions?

Tentu saja. Jika ada peserta yang telah ditetapkan sebelumnya di daftar Anda, Anda selalu dapat menetapkan mereka secara manual ke sesi breakout. Berikut cara menjadwalkan peserta terdaftar:

1. Masuk ke akun Pelatihan Cisco Webex Anda.

2. Dari bilah menu di atas, klik “Menghadiri Sesi” untuk membuka panel opsi tarik-turun.

3. Pilih “Sesi Langsung” untuk mengakses daftar tautan. Kemudian, klik topik sesi yang sesuai.

4. Klik “Kelola Pendaftaran” dan pilih “Tetapkan sebelumnya Peserta ke Sesi Breakout.”

5. Dari panel “Tidak Ditugaskan”, pilih peserta yang ingin Anda tambahkan ke sesi dengan mengklik tombol “Tambah”.

6. Pilih peserta yang Anda inginkan sebagai presenter dengan mengklik tombol “Assign Presenter”. Biasanya, Webex menetapkan orang pertama yang ditambahkan ke session.

7. Jika Anda perlu membuat lebih banyak ruang kerja kelompok, klik tombol “Tambahkan Sesi Perhentian”.

8. Setelah selesai, tekan “OK”.
Apa Manfaat Ruang Kerja Kelompok?

Seperti yang disebutkan, ada beberapa keuntungan menggunakan ruang kerja kelompok selama sesi pelatihan. Pertama, dengan membagi peserta menjadi kelompok-kelompok yang lebih kecil, Anda dapat mendorong pertukaran ide yang lebih aktif. Itulah mengapa jenis sesi ini sangat cocok untuk brainstorming.

Kedua, karena tidak banyak orang di ruang kerja kelompok, Anda akan memiliki wawasan yang lebih baik tentang kemampuan setiap peserta. Terakhir, ini adalah cara yang bagus untuk mengenali potensi MVP di awal.

Manfaat lain menggunakan ruang kerja kelompok adalah meningkatkan produktivitas. Jika pekerjaan dibagi rata antara tim yang lebih kecil, para peserta lebih mungkin untuk menghasilkan hasil. Selain itu, akan ada lebih sedikit ruang untuk kesalahan karena setiap kelompok akan berfokus pada satu proyek.

Akhirnya, keuntungan terbesar dari pendekatan ini adalah ikatan antara anggota tim. Bukan rahasia lagi bahwa webinar dan sesi pelatihan dapat menjadi sedikit untuk peserta yang lebih canggung secara sosial. Namun, pertemuan kecil orang-orang yang berpikiran sama pasti mengarah ke jaringan dan bahkan mungkin koneksi yang lebih dalam. Lagi pula, semua pekerjaan dan tidak ada permainan tidak pernah memberikan layanan apa pun kepada siapa pun.

Break Out of Your Shell

Pelatihan Webex adalah platform optimal untuk upaya kolaboratif dalam bentuk apa pun. Dan dengan fitur sesi breakout yang bagus, Anda dapat meningkatkan produktivitas tim Anda secara signifikan. Selain itu, dengan membagi peserta menjadi fraksi yang lebih kecil, Anda akan membuka jalan ke koneksi profesional dan pribadi.

Berkat antarmuka platform yang ramah pengguna, membuat dan mengakhiri sesi breakout sangat mudah. Anda juga dapat mendistribusikan tanggung jawab dengan memberikan hak sesi kepada peserta pilihan Anda. Secara keseluruhan, ini adalah pendekatan serbaguna dan praktis yang dapat menghasilkan hasil yang solid.

Apakah Anda suka menggunakan ruang kerja kelompok selama sesi pelatihan? Apa pengalaman Anda dengan Webex? Komentar di bawah dan beri tahu kami jika ada sesuatu yang kami lewatkan.