Google Documents adalah alat yang hebat untuk kolaborasi karena memungkinkan banyak orang untuk mengedit dan mengerjakan satu dokumen pada saat yang sama, tanpa kehilangan jejak siapa yang melakukan apa.

Jika Anda atau organisasi Anda menggunakan Google Documents, mengetahui siapa di tim yang melihat apa dokumen dan kapan dapat menjadi informasi yang berguna. Dari memastikan semua orang membaca draf, syarat dan ketentuan, pengajuan terbaru, kebijakan dan prosedur, atau dokumen penting lainnya, dapat melihat siapa yang melakukan apa dan kapan itu penting.

Sampai saat ini, Anda tidak dapat melihat siapa yang melihat Google Dokumen Anda . Anda bisa melihat siapa yang mengeditnya, tetapi bukan siapa yang baru saja membacanya. Jika mereka tidak menyimpan, mengedit, atau meninggalkan komentar, Anda tidak akan tahu apakah orang tertentu membaca versi terbaru dokumen sama sekali.

Selain itu, karena Anda dapat berbagi Google Documents dengan izin hanya-baca, Anda dapat membagikan dokumen dengan beberapa orang dengan maksud bahwa mereka meninjau dokumen tetapi tidak membuat perubahan apa pun.

Versi Google Documents saat ini memungkinkan Anda untuk mengonfigurasi setelan sehingga Anda dapat melihat siapa yang melihat Google Documents Anda. Mari kita lihat bagaimana Anda dapat melakukannya sendiri.

Monitor Aktivitas G Suite

G Suite biasanya digunakan oleh organisasi yang membutuhkan kolaborasi. Jika Anda menggunakan G Suite untuk berkolaborasi dengan orang lain secara teratur, Anda dapat menggunakan Monitor Aktivitas untuk melihat riwayat tampilan file Google Doc.

Ikuti langkah-langkah ini untuk melakukannya:
Buka file Google DocKlik ikon panah tren ke atas di kanan atas , atau buka menu tarik-turun AlatBuka Monitor AktivitasKlik tab Semua pemirsa untuk organisasi Anda Proses ini akan memungkinkan Anda melacak tampilan dalam dokumen, termasuk tanggal dan waktu tampilan terakhir untuk setiap penampil.

Jika tidak melihat opsi Monitor Aktivitas di Google Doc Anda, ini kemungkinan berarti Anda masuk ke Google Documents versi gratis, atau akun pribadi, bukan versi G Suite.

Trend Pemirsa dan Komentar

Selain melihat siapa yang melihat Google Documents Anda, Activity Monitor juga memungkinkan Anda untuk melihat tren saat orang melihat atau mengomentari dokumen Anda.

Tren Pemirsa: Menampilkan diagram batang jumlah pemirsa unik selama rentang waktu yang Anda pilih dari 7 hari hingga sepanjang waktu.

Tren Komentar: Menampilkan bagan batang tren komentar selama rentang waktu dari 7 hari hingga sepanjang waktu.

Matikan Riwayat Tampilan di Google Documents

Jika karena alasan apa pun Anda ingin menonaktifkan riwayat tampilan dokumen, Anda dapat lakukan juga dengan mengikuti langkah cepat berikut:
Buka Google DocKlik panah tren naik di sisi kanan atas dokumen Anda atau buka Alat dari menu tarik-turunBuka Monitor AktivitasDi bawah Setelan Dokumen, alihkan Tampilkan riwayat tampilan saya untuk ini document to off
Opsi ini juga tersedia di Google Documents versi pribadi atau gratis. Jika Anda sedang mengerjakan dokumen tetapi tidak ingin kolaborator Anda mengetahuinya sampai Anda siap untuk membagikan revisi akhir Anda, Anda dapat mematikan riwayat tampilan Anda.

Mulai dengan membuka Google Documents, dan mengeklik Pengaturan.

Menu Pengaturan memungkinkan Anda untuk mematikan riwayat tampilan Anda dengan pengaturan "Dasbor Aktivitas". Setelah Anda mengubahnya ke posisi "nonaktif", klik OK untuk menyimpan perubahan.

Cara Melihat Siapa yang Membuat Perubahan pada Google Doc

Kontrol versi sangat penting, terutama jika Anda bekerja di industri yang diatur. Kontrol versi adalah sesuatu yang telah dilakukan dengan baik oleh Google Documents untuk sementara waktu. Dokumen akan menunjukkan siapa yang telah mengedit dokumen, menyimpan, atau membagikannya. Ini sebenarnya tidak hanya berfungsi dengan G Suite, tetapi juga dengan Google Documents pribadi.

Jika Anda tertarik dengan kontrol versi atau ingin memastikan tidak ada orang yang membuat perubahan, mereka tidak boleh melakukannya tanpa mengunci file, Anda dapat mengetahuinya dengan ikuti langkah-langkah berikut:
Buka Google Doc yang ingin Anda lacakPilih File dan Riwayat VersiPilih Lihat Riwayat Versi
Sebuah jendela akan muncul di sebelah kanan layar Anda yang menunjukkan setiap penyimpanan dan pengeditan untuk dokumen yang bersangkutan. Bergantung pada cara Anda menyiapkan G Suite atau Google Documents, Anda juga dapat melihat data ini dengan memilih tautan 'Terakhir diedit adalah...' di bagian atas dokumen. Ini membawa Anda ke tempat yang persis sama.

Dalam jendela itu, Anda juga harus memiliki opsi untuk melihat versi dokumen sebelumnya sebelum pengeditan dilakukan.

Ini penting untuk kontrol versi karena Anda memiliki jejak audit tentang perubahan apa yang dibuat , kapan dibuat, dan oleh siapa. Ini juga berguna jika Anda membuat beberapa perubahan, tertidur, berubah pikiran, dan ingin mengembalikannya.

Cara Melihat Siapa yang Telah Membagikan Google Doc

Anda juga dapat melihat siapa yang telah membagikan Google Doc Anda dan kapan. Anda juga dapat melihat pengaturan berbagi sehingga Anda dapat lebih mengontrol akses ke dokumen Anda.
Buka drive.google.comKlik Drive Saya di sebelah kiriKlik tombol i kecil di sudut kanan atasKlik AktivitasKlik pada setiap file atau folder satu per satu atau tinjau gulir bar di sebelah kanan layar. Ini akan menunjukkan kepada Anda siapa yang telah membagikan doc.
Anda. Anda juga dapat memeriksa dari dalam dokumen dengan memilih Bagikan. Nama-nama individu akan muncul di jendela popup. Jika ada beberapa orang, pilih satu nama dan daftar semua nama akan muncul.

Pikiran Akhir

Kemampuan Anda untuk menentukan siapa yang telah melihat, membagikan, dan mengedit dokumen Anda terbatas jika Anda tidak memiliki akses ke akun G Suite; namun, masih ada cara untuk mendapatkan beberapa informasi dasar.

Dengan mengikuti langkah-langkah yang disediakan dalam panduan ini, Anda dapat dengan cepat dan mudah melihat siapa yang telah melihat, mengedit, mengubah dokumen Google Documents Anda dengan cara apa pun.