Jika Anda perlu membuat daftar apa pun, tergoda untuk melihat Excel sebagai repositori default: bagaimanapun, itu hanya daftar kecil item untuk Anda sendiri atau beberapa rekan dekat.

Mungkin Anda memerlukan sesuatu yang lebih canggih, seperti rumus untuk perhitungan atau pemrograman makro untuk mengotomatiskan pengumpulan dan pemrosesan data.

Sayangnya, kemudahan untuk mulai bekerja di Excel atau program spreadsheet saingan juga merupakan salah satu masalah terbesarnya. Apa yang dimulai sebagai proyek kecil di Excel tumbuh menjadi sesuatu yang besar, di mana Anda juga dapat menghadapi masalah kecepatan dan stabilitas atau bahkan masalah pengembangan yang tidak dapat Anda selesaikan.

Selanjutnya, tugas manajemen data besar sering kali menghadirkan tantangan yang signifikan, seperti organisasi, implementasi, klasifikasi file, manajemen database, kolaborasi pengguna, dan banyak lagi. Yang diperlukan untuk menghancurkan struktur database adalah menempatkan data di area yang salah, mengetik data secara tidak konsisten, atau bahkan meminta dua orang mengerjakan lembar yang sama. Beberapa hal bisa salah, menyebabkan penundaan waktu dan kemungkinan kehilangan data.

Artikel ini menjelaskan masalah paling umum yang muncul saat menggunakan spreadsheet Excel, cara mengatasinya, dan saat Anda lebih baik mengambil risiko dan beralih ke database. .
Masalah #1: Pengeditan Multi-Pengguna Excel

Ketika sistem Excel tumbuh secara organik, Anda dengan cepat mengalami masalah di mana satu pengguna membuka buku kerja pada waktu tertentu, dan orang kedua diberi tahu bahwa buku itu sudah terbuka. Pengguna kedua dapat membatalkan, menunggu, atau melihat versi hanya-baca. Janji Excel untuk memberi tahu Anda saat orang lain keluar dari buku kerja adalah pertaruhan karena tidak sering memeriksa status, dan mungkin tidak akan pernah mencerahkan Anda. Meskipun demikian, orang lain mungkin masuk dan membuka file sebelum Anda.

Untuk menghindari efek "pengguna tunggal", Anda dapat menggunakan Excel Online (versi Excel berbasis web yang dipotong-potong) atau mengaktifkan Buku Kerja Bersama fitur. Berikut panduan singkat tentang cara membagikan Spreadsheet.
Buka Spreadsheet yang Anda inginkan dan klik File di bagian atas. Selanjutnya, di menu di sisi kiri, klik Bagikan untuk membuka jendela baru. Sekarang, masukkan informasi pengguna yang ingin Anda bagikan Spreadsheet.
Anda juga dapat membagi data menjadi beberapa buku kerja sehingga orang yang berbeda mengerjakan buku kerja yang berbeda tanpa saling menginjak.
Masalah #2: Buku Kerja Bersama Excel

Excel Online memungkinkan beberapa editor, secara default, tetapi tidak memiliki banyak fungsi. Layanan ini tidak banyak bersaing untuk apa pun kecuali tugas yang paling sederhana. Meskipun fitur Buku Kerja Bersama sepertinya berfungsi, fitur ini penuh dengan batasan. Anda tidak dapat membuat tabel atau menghapus blok sel jika buku kerja dibagikan, misalnya.
Ketika sistem Excel tumbuh secara organik, Anda mengalami masalah bahwa hanya satu pengguna yang dapat membuka buku kerja pada satu waktu.

Ada solusi untuk beberapa batasan Excel online. Bagi yang lain, ini adalah masalah mengubah struktur buku kerja daripada menggunakan buku kerja yang sudah disiapkan—namun skenario ini sering kali menghalangi. Akibatnya, tidak mungkin menggunakan buku kerja bersama dengan cara yang sama seperti Anda menggunakan buku kerja pengguna tunggal biasa.

Perubahan dalam buku kerja bersama disinkronkan antar pengguna setiap kali buku kerja disimpan. Tindakan ini ditempatkan pada jadwal berjangka waktu, memaksa penyimpanan setiap lima menit, misalnya. Namun, overhead penyimpanan reguler dan pelacakan perubahan setiap pengguna cukup besar. Buku kerja dapat dengan cepat membengkak dalam ukuran dan membebani jaringan Anda, memperlambat sistem lain.
Masalah #3: Buku Kerja Tertaut Excel

Membagi data Anda di beberapa buku kerja dapat memberikan solusi untuk masalah pengeditan multi-pengguna. Namun, mereka mungkin perlu memiliki tautan di antara mereka sehingga nilai yang dimasukkan di satu akan digunakan di yang lain. Tautan antar buku kerja juga berguna untuk menyimpan data terpisah dalam file terpisah, daripada memiliki lembar individual dalam satu buku kerja.

Yang menjengkelkan, tautan ini merupakan sumber frustrasi dan ketidakstabilan lainnya. Mereka menjadi mutlak, termasuk jalur lengkap ke buku kerja sumber, atau relatif, termasuk perbedaan antara jalur sumber dan tujuan. Meskipun ini terdengar masuk akal, Excel menggunakan aturan misterius untuk memutuskan kapan harus menggunakan setiap jenis tautan dan mengubahnya.

Aturan diatur oleh beberapa opsi dan oleh apakah buku kerja disimpan sebelum menyisipkan tautan. Tautan juga berubah saat Anda menyimpan buku kerja atau membuka dan menggunakan Simpan Sebagai untuk membuat duplikat, daripada menyalin file menggunakan File Explorer. Hasil dari semua kebingungan dan ketidakpastian ini adalah bahwa tautan antara buku kerja mudah putus, dan memulihkan dari tautan yang rusak adalah proses yang memakan waktu. Tidak ada yang mendapatkan akses ke file yang terpengaruh.

Data tertaut hanya diperbarui ketika file dibuka kecuali Anda secara khusus mengeklik Data > Kueri & Koneksi > Edit Tautan > Perbarui Nilai. Berikut adalah demonstrasi cepat.
Buka Spreadsheet yang Anda inginkan dan klik Data di bagian atas. Sekarang, cari Query & Connections dan klik Edit Links. Kemudian, pilih Perbarui Nilai.
Jika tautan Anda tidak berada di antara dua buku kerja tetapi mencakup tiga atau lebih, Anda harus membuka semua buku kerja dalam urutan yang benar untuk memastikan setiap proses data yang diperbarui dalam urutan yang benar, dari yang pertama hingga yang kedua ketiga. Jika Anda mengubah nilai di buku kerja pertama lalu membuka yang ketiga, itu tidak akan melihat perubahan apa pun karena buku kerja kedua belum memperbarui nilainya.

Rangkaian data ini logis, tetapi meningkatkan kemungkinan bahwa informasi salah atau bahwa Anda akan mencoba membuka buku kerja yang sudah diedit oleh orang lain.

Tentu saja, Anda dapat mencoba untuk menghindari buku kerja yang ditautkan sama sekali, tetapi ada kemungkinan Anda akan memasukkan data yang sama ke lebih dari satu buku kerja, dan dengan itu muncul bahaya mengetiknya dengan cara yang sedikit berbeda setiap kali.
Masalah #4: Validasi Data Excel

Error dapat menyusup ke dalam data dalam sistem komputer mana pun: orang salah mengetik kata atau mengubah urutan angka dalam angka dengan keteraturan yang monoton. Jika data Anda tidak diperiksa saat dimasukkan, Anda akan mengalami masalah.

Secara default, Excel menerima apa pun yang diketik pengguna. Dimungkinkan untuk mengatur validasi pada daftar pencarian, tetapi ini sulit untuk dipertahankan, terutama jika bidang yang sama digunakan di lebih dari satu tempat. Jika pengguna harus memasukkan nomor ID dokumen atau nomor referensi pelanggan tanpa pemeriksaan, mudah untuk mengikat catatan yang salah bersama-sama tanpa menyadarinya. Integritas data sistem menjadi fatal, dan setiap analisis data dicurigai.

Anda mungkin sudah mengalami efek masalah validasi data tanpa menyadari akar masalahnya. Pertimbangkan situasi di mana Anda memiliki daftar faktur di Excel. Pengguna mengetik nama pelanggan sedikit berbeda pada setiap faktur. Akibatnya, Anda mendapatkan faktur ke "Jones Ltd", "Jones Limited", "Jonse Ltd", dan "joness". Anda mungkin menyadari bahwa ini semua mengacu pada perusahaan yang sama, tetapi Excel tidak. Setiap analisis data faktur, seperti tabel pivot berdasarkan pelanggan menurut bulan, memberikan beberapa hasil ketika seharusnya hanya ada satu.
Masalah #5: Navigasi Excel

Buku kerja besar sulit untuk dinavigasi. Tab lembar di bagian bawah jendela adalah mekanisme yang mengerikan untuk menemukan jalan Anda ketika ada banyak jumlahnya. Dengan lebih banyak tab yang dapat ditampilkan di layar, menjadi sulit untuk menemukan apa yang Anda butuhkan. Berikut adalah cara cepat untuk menavigasi melalui sheets.
Di dekat bagian bawah, sisi kiri layar, klik kanan pada tombol panah, di sebelah kiri nama sheet, untuk membuka dialog Activate Sheet.
Hanya 20 lembar pertama yang terdaftar sebelum Anda harus menggulir daftar. Tidak ada cara untuk mengurutkan, mengelompokkan, atau mencari lembar yang Anda inginkan. Jendela akan terlihat seperti yang ditunjukkan di bawah ini.
Issue #6: Excel Security

Anda dapat menambahkan keamanan ke buku kerja Excel, tetapi penuh dengan masalah. Perlindungan lebih diarahkan untuk melindungi struktur buku kerja daripada data. Anda dapat mencoba mengunci beberapa lembar dan sel untuk menghentikan pengguna mengubah struktur dan rumus, tetapi jika mereka dapat melihat data, mereka biasanya dapat mengubah salah satu atau semuanya (kecuali jika Anda melakukan beberapa pemrograman makro yang kreatif).
Issue #7: Masalah Kecepatan Excel

Excel bukanlah aplikasi tercepat, dan bahasa pemrogramannya, VBA, lamban dibandingkan dengan bahasa pemrograman yang lebih profesional seperti C#. Skenario ini berasal dari tujuan penggunaan dan sifat fleksibel Excel. Bagaimanapun, ini adalah mesin spreadsheet. Ya, Excel VBA dapat ditekan ke dalam layanan untuk mengelola daftar data, tetapi itu tidak berarti itu adalah pilihan terbaik untuk pekerjaan semacam itu. Aplikasi lain lebih cocok untuk tugas seperti itu—terutama karena aplikasi tersebut dirancang secara eksplisit untuk melakukannya.
Menggunakan Database untuk Data
TerstrukturJika Anda mengalami masalah yang diuraikan dalam artikel ini, jangan abaikan. Ada jawaban profesional untuk menyimpan data terstruktur, yang dikenal sebagai database. Itu tidak harus menakutkan atau mahal, dan itu akan memungkinkan Anda untuk berpikir secara logis tentang data Anda, bagaimana tautannya bersama, dan bagaimana Anda berinteraksi dengannya.

Catatan: Jika Anda berpindah dari solusi spreadsheet ke database, jangan terlalu menduplikasi desain spreadsheet, ambil kesempatan untuk membuatnya lebih baik.

Tersedia aplikasi database tujuan umum, yang dengannya Anda dapat membuat solusi yang dipesan lebih dahulu. Atau, Anda mungkin menemukan bahwa aplikasi database spesialis—yang sudah dirancang untuk tujuan yang Anda butuhkan—lebih murah, lebih cepat untuk diterapkan, dan lebih cocok.

Misalnya, jika Anda memiliki daftar pelanggan dan detail semua interaksi Anda dengan mereka, yang dianggap sebagai sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM). Terlepas dari namanya yang mewah, sistem CRM adalah database khusus. Demikian pula, paket akun seperti QuickBooks dan Sage adalah database spesialis. Jika Anda tidak dapat menemukan aplikasi bawaan yang sesuai dengan kebutuhan khusus Anda, Anda dapat membangunnya sendiri atau membuatnya untuk Anda oleh departemen atau konsultan TI Anda.

Jenis database yang paling umum adalah database relasional, yang menyimpan datanya dalam tabel dan terdiri dari baris dan kolom. Setiap baris menyimpan data untuk item terpisah. Misalnya, setiap kolom menjelaskan atribut subjek yang berbeda, seperti nama pelanggan atau batas kredit.
Anda hanya perlu memasukkan data pelanggan satu kali untuk membuat catatan, lalu Anda dapat menggunakannya pada faktur sebanyak yang Anda butuhkan.

Tabel memiliki hubungan yang ditentukan di antara mereka sehingga, katakanlah, faktur membawa ID pelanggan. Proses ini berarti Anda dapat dengan mudah menemukan semua faktur untuk pelanggan tertentu atau mengambil nomor telepon pelanggan dari faktur tertentu. Anda hanya perlu memasukkan data pelanggan satu kali untuk membuat catatan pelanggan, dan kemudian Anda dapat menggunakannya pada faktur sebanyak yang Anda butuhkan tanpa harus mengetikkannya lagi. Untuk membuat database, Anda harus menentukan tabel dan hubungan ini lalu menentukan tata letak layar yang ingin Anda gunakan untuk membuat daftar dan mengedit data.

Ada lusinan aplikasi database di luar sana. Beberapa mudah digunakan dan melakukan seluruh pekerjaan, memungkinkan Anda untuk menentukan tabel, layar entri data, dan laporan. Lainnya lebih berfitur lengkap di area tertentu tetapi memerlukan alat lain untuk melakukan pekerjaan yang lengkap.

Misalnya, sebuah program mungkin dapat diandalkan saat mendefinisikan tabel dan hubungan serta memiliki fitur analisis dan pelaporan yang kuat. Namun, aplikasi pada akhirnya tidak memiliki alat apa pun untuk menentukan layar entri data. Microsoft SQL Server adalah contoh nyata di sini. Seperti sistem database besar lainnya, SQL Server menangani back-end dan mengharapkan Anda untuk menggunakan alat lain, seperti Visual Studio, untuk mengembangkan front-end.

Opsi Database Mana yang Tepat untuk Anda?

Database Option #1: Microsoft Access

Access adalah salah satu kakek dari database desktop. Mudah digunakan namun mudah disalahgunakan. Anda dapat mendesain tabel, layar, dan laporan dari awal atau memulai dari template. Beberapa template benar-benar Amerika dan tidak selalu mengajarkan praktik yang baik, tetapi mereka membantu Anda memulai dengan cepat. Layar dan fitur pemrograman bisa sangat canggih. Anda dapat menyebarkan aplikasi Anda yang telah selesai ke pengguna lain melalui intranet Anda (BUKAN internet) daripada bergantung pada pembagian file.

Database Opsi #2: Microsoft SharePoint

SharePoint adalah database, serta mekanisme penyimpanan dokumen. Anda dapat menggunakannya untuk menyusun daftar sederhana dan menautkannya bersama-sama. Form Designer sedikit canggih, tetapi kustomisasi masih dimungkinkan. Kemampuan SharePoint untuk "mengambil" daftar data yang terakumulasi di Excel dan menempatkannya ke dalam daftar kustom berguna. Program ini membuat daftar kustom tersedia untuk semua orang di jaringan Anda dan memungkinkan Anda menambahkan keamanan untuk membatasi siapa yang dapat melakukan apa dengan data tersebut. Anda dapat meminta SharePoint untuk mengingatkan Anda melalui email setiap kali seseorang menambahkan, mengedit, atau menghapus rekaman. Jika Anda menyimpan data tentang orang, item kalender, atau tugas, Anda dapat menyinkronkan data tersebut dengan Outlook.

Database Opsi #3: Zoho Creator

Zoho Office adalah aplikasi web yang menyertakan database yang menggunakan fungsionalitas seret dan lepas untuk menyebar bentuknya dengan cara yang sederhana dan intuitif. Proses drag-and-drop juga digunakan untuk memprogram interaksi dan alur kerja. Sebagai layanan web, data dan aplikasi Anda tersedia dari mana saja, dengan keamanan sederhana untuk menjaga kerahasiaan data Anda. Zoho mengenakan biaya per pengguna, per bulan, tetapi membatasi jumlah catatan yang dapat Anda simpan untuk harga yang ditetapkan tersebut. Program ini membutuhkan biaya tambahan saat menyimpan lebih banyak data atau untuk fitur lain seperti integrasi email.

Menggunakan Excel Spreadsheets

Seperti yang Anda lihat, Excel menawarkan banyak fitur tetapi kekurangan di beberapa area di masing-masing fitur. Terkadang, aplikasi lain melakukan pekerjaan dengan lebih baik, terutama jika dirancang khusus untuk tugas tersebut. Di lain waktu, Excel bekerja dengan baik, seperti untuk database yang lebih kecil, selama Anda tahu bagaimana mencegah masalah terjadi di tempat pertama.

Apakah Anda mengalami masalah yang lebih umum saat menggunakan Excel? Bagikan pemikiran Anda di komentar di bawah.