Webex adalah salah satu aplikasi peningkat produktivitas paling populer untuk tim. Ini memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat, meningkatkan kolaborasi tim, dan memudahkan pengelolaan proyek dari semua ukuran. Anda mungkin telah meneliti opsi ini untuk sementara waktu hingga akhirnya memutuskan untuk mencobanya.

Tetapi bagaimana Anda menjadwalkan pertemuan pertama Anda di Webex? Artikel ini hanya menjelaskan itu. Kami memberikan petunjuk langkah demi langkah tentang menjadwalkan rapat Webex di PC, aplikasi desktop, aplikasi seluler, dan banyak lagi.

Cara Menjadwalkan Rapat di Webex di PC

Dengan aplikasi desktop Webex, Anda dapat menjadwalkan rapat dengan semua orang di ruang Anda. Tetapi pertama-tama, Anda harus memilih penjadwal. Ini adalah aplikasi yang Anda gunakan untuk memberi tahu Webex di mana Anda ingin menjadwalkan rapat. Penjadwal yang paling umum digunakan termasuk Microsoft Outlook, Webex App Scheduler, dan Google Calendar.

Untuk menjadwalkan rapat dengan Google Kalender, ikuti langkah-langkah di bawah ini:
Buka ruang di aplikasi Webex Anda dan tekan "Schedule." Klik "Schedule a Meeting." Anda akan melihat undangan dengan nama ruang yang bertindak sebagai subjek rapat di bawah bidang "Lokasi". Tambahkan tanggal, waktu, dan detail rapat lainnya. Tekan "Asisten Penjadwalan", lalu "Tambahkan Ruang" untuk Windows atau "Pencari Ruang" ," lalu "Tambahkan Ruang" di Mac.Tambahkan ruang yang ingin Anda sertakan.Kirim undangan.
Untuk menjadwalkan rapat dengan Outlook, ikuti langkah-langkah berikut:
Klik "Jadwalkan" di ruang tersebut. Tekan "Jadwalkan rapat". waktu dan tanggal rapat. Pilih “Asisten Penjadwalan”, lalu buka “Tambah Ruangan” untuk Windows. Untuk Mac, pilih “Pencari Ruangan”, lalu “Tambahkan Ruangan”.Tambahkan ruangan yang Anda butuhkan.Kirim undangan.
Jika Anda menggunakan kalender lain, ikuti langkah-langkah di bawah ini:
Klik “Jadwal” di ruang.Pilih “Informasi rapat ruang ," lalu tekan "Salin." Arahkan ke kalender Anda dan tempel informasi ke rapat. Kembali ke Aplikasi Webex dan buka "Informasi rapat ruang". Salin alamat email di samping "Orang". Tempelkan ke bagian "Kepada" rapat di kalender Anda. Sesuaikan waktu, tanggal, dan detail rapat lain yang Anda perlukan.Kirim undangan.
Cara Menjadwalkan Rapat di Webex Dengan Outlook

Microsoft Outlook memudahkan untuk menjadwalkan atau membatalkan rapat . Namun sebelum melakukannya, Anda harus menginstal Cisco Webex Productivity Tools.

Setelah Anda mengatur integrasi, Anda dapat menjadwalkan pertemuan pertama Anda dengan Outlook. Begini caranya:
Buka Microsoft Outlook di desktop Anda.Dari pita "Beranda", pilih "Jadwalkan Rapat," lalu "Jadwalkan Rapat Webex." Periksa apakah Pengaturan Webex sudah benar. Klik "SIMPAN." Tekan "Ke" dan pilih peserta rapat.Masukkan subjek dan lokasi rapat.(Opsional) Sesuaikan fitur rapat lanjutan dengan mengeklik “Ubah Pengaturan.” Tekan “Kirim.”
Cara Menjadwalkan Rapat di Webex pada Aplikasi Seluler

Aplikasi seluler Webex memudahkan jadwalkan pertemuan dengan semua orang dari ruang Anda kapan saja, apa pun jenis ruangnya. Semua peserta akan menerima undangan kalender untuk memberi tahu mereka tentang rapat dan cara mereka dapat bergabung.

Berikut cara menjadwalkan rapat di aplikasi seluler:
Buka aplikasi Webex di perangkat seluler Anda (Android atau iOS). Navigasikan ke ruang tempat Anda ingin memulai rapat. Tekan tombol menu (tiga titik vertikal) dan tekan "Jadwal." Ketuk opsi "Salin Alamat Email". Arahkan ke kalender Anda dan tempel alamat ke bagian "Kepada" rapat. Kembali ke aplikasi Webex. Ketuk "Salin Informasi Rapat" dan tempelkan ke rapat di kalender. Informasi ini mungkin berisi tautan untuk bergabung, opsi "Bergabung melalui telepon", dan banyak lagi. Sesuaikan waktu, tanggal, dan informasi rapat lainnya.Kirim undangan.
Sekarang Anda telah menjadwalkan rapat di aplikasi seluler Webex Anda. Semua undangan akan mendapatkan pemberitahuan di kalender mereka.

Cara Menjadwalkan Rapat di Tim Webex

Cisco Webex Teams adalah aplikasi kolaborasi terbaik untuk membantu tim tetap teratur. Jika Anda menggunakan aplikasi ini, menjadwalkan rapat sangatlah mudah. Ada berbagai cara untuk menjadwalkan rapat di Webex Teams.

Rapat berulang sering diadakan di ruang virtual. Di sinilah semua dokumen bersama Anda disimpan dan di mana Anda dapat berdiskusi singkat dengan tim Anda. Untuk menjadwalkan rapat di suatu ruang, ikuti langkah-langkah di bawah ini:
Navigasi ke ruang tersebut dan pilih "Menu Aktivitas", atau tiga titik horizontal. Tekan "Jadwalkan". Pilih "Jadwalkan Rapat". Anda akan melihat aplikasi kalender dan detail pertemuan. Ketik judul, waktu, dan tanggal, lalu tekan "Kirim."
Para peserta dapat bergabung dengan video melalui Aplikasi Webex Teams atau pengingat pop-up.

Jika Anda ingin menjadwalkan rapat yang tidak memerlukan ruang, seperti klien dan rapat pelanggan, Anda dapat menggunakan Ruang Pribadi.

Cara Menjadwalkan Rapat di Ruang Pribadi Webex

Ruang Pribadi Webex berfungsi sebagai ruang konferensi virtual pribadi yang dapat digunakan kapan saja. Tidak perlu memesan kamar ini, karena selalu tersedia. Peserta rapat dapat dengan mudah bergabung dengan Ruang Pribadi melalui tautan, email, atau nomor teleponnya.

Sering kali, Ruang Pribadi digunakan untuk rapat dadakan. Namun, Anda juga dapat menjadwalkan pertemuan terlebih dahulu. Untuk melakukannya, Anda harus menginstal terlebih dahulu Alat Produktivitas WebEx di komputer Anda.

Kemudian, Anda dapat menjadwalkan rapat Ruang Pribadi melalui Aplikasi Desktop Outlook atau Portal WebEx.

Jadwalkan Rapat Ruang Pribadi melalui Aplikasi Desktop Outlook
Buka Microsoft Outlook di komputer.Navigasikan ke kalender untuk membuat rapat baru.Masukkan tanggal subjek, lokasi, dan waktu, dan undang peserta.Tekan tombol penjadwalan untuk mengonfirmasi ruangan dan peserta tersedia.Pilih tarik-turun “Tambah WebEx” dan pilih “Tambahkan Kamar Pribadi”. Setelah melakukannya, rapat kalender Anda akan diperbarui dengan detail rapat Ruang Pribadi.Kirim undangan.
Kalender Outlook Anda akan disinkronkan dengan akun WebEx Anda di awan untuk mengambil detail rapat dan menambahkannya ke undangan.

Jadwalkan Rapat Ruang Pribadi melalui Aplikasi Komputer Microsoft Outlook
Buka Microsoft Outlook di komputer Anda. Dari pita "Beranda", navigasikan ke "Jadwalkan Rapat," lalu "Jadwalkan Rapat Ruang Pribadi." Tekan "Ke" dan pilih peserta rapat. Masukkan tanggal subjek, lokasi, dan waktu.Pilih “Kirim.”
Jadwalkan Rapat Ruang Pribadi melalui Portal WebEx
Masuk ke Portal WebEx.Tekan tombol “Jadwalkan”.Masukkan judul topik rapat, tanggal, waktu, dan alamat email peserta.Klik “Jadwal”.
Anda sekarang telah menjadwalkan rapat Ruang Pribadi menggunakan portal WebEx.

Siap untuk Rapat Webex Pertama Anda?

Webex adalah tempat yang sangat baik untuk menjadwalkan rapat online. Antarmuka intuitifnya memudahkan untuk berpartisipasi dan berbagi ide dengan tim Anda. Integrasi dengan Outlook, Google Kalender, dan aplikasi kalender lainnya memastikan peserta selalu mengikuti perkembangan terbaru rapat.

Perangkat mana yang menurut Anda paling nyaman untuk menjadwalkan rapat? Apakah Anda lebih suka Outlook atau Google Kalender? Bagikan pemikiran Anda di komentar di bawah.