monticello/Shutterstock.com

Apakah Anda menggunakan Google Drive untuk bekerja, sekolah, atau apa pun di antaranya, itu bisa menjadi tantangan nyata untuk membuatnya tetap teratur dan rapi. Namun, jika Anda siap untuk melakukan pemeliharaan preventif sesekali, kami pikir tips ini dapat membantu Anda tetap di atas segalanya.



Tidak semua orang menyadari betapa tangguhnya Google Drive. Anda dapat menggunakannya untuk menyimpan dokumen apa pun yang Anda buat, seperti spreadsheet, dokumen kata, tayangan slide, dan formulir. Ini juga memberi Anda kemampuan untuk mengunggah dan menyimpan file Anda sendiri dan membaginya dengan pengguna lain (atau mengakses file yang telah dibagikan orang lain dengan Anda). Tetapi jika Anda tidak rajin, file-file ini bisa menjadi sangat tidak teratur dan kacau dalam waktu singkat, membuat Anda berdiri di atas tumpukan sampah digital.



Berikut adalah cara terbaik untuk menjaga Google Drive Anda tetap teratur, rapi, dan mudah diakses, navigasi, dan gunakan:

Buat Pengingat Pembersihan


Jangan menunggu sampai Google mengirimi Anda email yang memperingatkan Anda bahwa hanya ada sekitar satu pertunjukan yang tersisa di paket penyimpanan Anda—setel sering sekali pemberitahuan berulang yang akan mengingatkan Anda secara teratur untuk membersihkan Google Drive Anda.



Jika Anda menggunakan Drive setiap hari (atau setidaknya beberapa kali seminggu), sebaiknya siapkan pengingat bulanan atau triwulanan. Jika Anda menggunakannya hanya beberapa kali setiap satu atau dua bulan, Anda mungkin tidak membutuhkan pengingat sesering itu; Anda bisa cukup dengan membersihkan Google Drive Anda sekali atau dua kali setahun.

Hapus Semua File yang Tidak Diinginkan


Kami pikir ini sudah jelas, tapi kami akan lalai jika kami tidak menyebutkannya. Jika Anda melihat file besar atau tidak diinginkan, lampiran Gmail, atau file media, pertimbangkan untuk mem-bootnya ... atau setidaknya memindahkannya ke layanan penyimpanan cloud lain atau perangkat penyimpanan eksternal.

RELATEDBerikut Cara Anda Dapat Mengosongkan Lebih Banyak Ruang di Google Drive

Kami membuat panduan komprehensif untuk mengosongkan lebih banyak ruang di Google Drive, dan ini akan membantu Anda mengidentifikasi file mana yang menggunakan paling banyak ruang dan cara menemukan (lalu menghapus) file terlama Anda yang mungkin bahkan tidak Anda gunakan lagi . Aturan praktis yang baik adalah jika sudah beberapa tahun sejak terakhir kali Anda mengakses file (dan itu bukan sesuatu yang terlalu penting, seperti dokumen pajak), Anda mungkin dapat menghapusnya.

Gunakan Folder
Suzanne Humphries

Sangat mudah untuk mendapatkan sistem penyimpanan file apa pun getaran Wild West yang kacau, tetapi Anda tidak harus hidup seperti itu. Membuat dan menggunakan Folder di Google Drive adalah cara yang fantastis (dan mudah!) untuk menjaga agar file tetap teratur dan mudah diakses.



Anda bebas memberi label dan mengatur Folder sesuka Anda, tentu saja, tetapi kami menyarankan agar semuanya tetap sederhana, singkat, dan logis. Cobalah untuk tetap memberi label Folder berdasarkan proyek, tanggal, atau metrik relevan lainnya, seperti “Januari_Reports” atau “2022_TuitionPayments.”



Untuk membuat folder, klik tombol “+ Baru” di bilah sisi kiri di Google Drive dan pilih “Folder .” Atau, Anda dapat mengklik kanan di mana saja dalam program (kecuali pada file atau Folder lain yang sudah ada), dan sebuah menu akan muncul dengan opsi untuk membuat Folder atau dokumen baru. Dari sana, kotak yang lebih kecil akan muncul yang memungkinkan Anda memberi nama Folder itu.



Jika Anda memiliki banyak file di dalam Folder tertentu, kami sarankan untuk membuat Folder tambahan di dalam Folder asli itu. Google tidak membatasi ini, jadi lanjutkan dan buat beberapa untuk gambar, dokumen kata, laporan, spreadsheet, atau apa pun.

Lakukan Pekerjaan yang Lebih Baik Menamai File & Folder


Setiap orang malas memberi nama file dari waktu ke waktu. Siapa di antara kita yang tidak memiliki file bernama “asdfsfdsdf?” Dan meskipun itu, um, nama yang berfungsi secara teknis, itu tidak memberi tahu Anda tentang apa file itu, dan itu membuatnya sulit untuk dicari. Sepertinya junk.



Dengan mengambil lima detik ekstra untuk memberi setiap file atau Folder nama yang tepat dan setidaknya semi-fungsional, seperti "Q1_Finances2022" atau bahkan "May_ToDoList," Anda dapat tetap jauh lebih terorganisir dan jauh lebih sedikit stres. Percayakan hal itu kepada kami.

Suzanne Humphries

Selain itu, pertahankan konvensi penamaan yang Anda buat secara konsisten di semua dokumen Anda. Misalnya, jika Anda harus mengirim laporan mingguan ke atasan Anda, Anda dapat melakukannya dengan meletakkan jenis dokumen terlebih dahulu, lalu tanggal, seperti “WeeklyReport_050122” atau “WeeklyReport_050822.”

Menyingkirkan File Duplikat


Terkadang Anda membuat file, lupa di mana Anda menyimpannya, lalu mulai buat lagi di tempat lain di Google Drive. Terkadang Anda menginginkan salinan duplikat dari file asli Anda di folder yang berbeda, namun tetap relevan. Kami tidak di sini untuk menghakimi Anda, tetapi ini dapat menghabiskan ruang dan menyebabkan kekacauan.



Kami menyarankan, jika memungkinkan, hanya memiliki satu versi dari file yang diberikan. Tidak hanya itu mungkin akan menyelamatkan Anda dari kebingungan, itu juga akan membantu Anda mengosongkan beberapa ruang di Drive, yang sulit untuk diperdebatkan!

RELATEDGoogle Drive Akan "Menghapus" File Duplikat Anda

Google baru-baru ini menerapkan fitur baru yang "menghapus" file duplikat dan meninggalkan pintasan sebagai gantinya, dalam upaya membantu pengguna merampingkan dan mengoptimalkan penyimpanan mereka. Fitur ini memungkinkan Anda memilih di mana file asli berada (seperti Folder tertentu untuk menyimpannya, jika ada) dan mengganti instance lain dengan pintasan.

Dapatkan Kebiasaan Mengatur Semua File Baru


Apakah Anda baru saja membuat dokumen baru? Silakan dan letakkan di tempatnya sebelum Anda melangkah lebih jauh! Mengatur Google Drive Anda adalah satu hal, tetapi jika Anda tidak memeliharanya secara aktif, itu akan menjadi berantakan dan kacau lagi, dan tidak ada yang menginginkannya!



Jangan ragu untuk juga membuat folder Lain-lain untuk file apa pun yang tampaknya tidak punya rumah di tempat lain. Ini lebih baik daripada hanya membiarkan file Anda tidak terorganisir di beranda Google Drive Anda, dan akan membantu Anda merasa seperti mempertahankan organisasi Anda juga.

Gunakan Warna Folder


Tahukah Anda bahwa Anda dapat memberi kode warna pada Folder Anda di Google Drive? Bagi sebagian orang, warna dapat membantu Anda tetap teratur dan memprioritaskan Folder (seperti menggunakan warna hijau untuk keuangan, misalnya). Google memberi Anda 24 warna untuk dipilih, yang seharusnya cukup untuk memenuhi kebutuhan Anda di sana.

Suzanne HumphriesBintang Dokumen Penting


Beberapa file lebih penting atau tepat waktu daripada yang lain, dan untungnya, Google mempermudah membedakannya dengan Membintanginya. File apa pun yang Anda Bintangi kemudian ditambahkan ke tab "Berbintang" khusus di bilah sisi Google Drive (antara "Terbaru" dan "Sampah"). Anda masih dapat menemukan dan mengakses file Berbintang apa pun di mana pun Anda memilikinya; namun, tab Berbintang hanya mencantumkan file-file itu, membuat proses menemukannya sedikit lebih mudah.



Untuk Membintangi file dari halaman mana pun di Google Drive, klik kanan dan pilih “Tambahkan ke Berbintang”. Jika Anda sudah berada dalam dokumen, klik ikon Bintang di sebelah kotak judul. Demikian juga, jika Anda ingin menghapus Bintang pada file, klik ikon Bintangnya di salah satu situasi tersebut.



Itulah berita seputar 8 Cara Mudah Menjaga Google Drive Anda Tetap Bersih, semoga bermanfaat. Disadur dari HowToGeek.com.