aplikasi manajemen
Team sangat bagus untuk menjaga semua orang di tim pada halaman yang sama mengenai organisasi. Dengan Asana, manajer dapat mendistribusikan tugas secara efisien dan menambahkan anggota Tamu untuk mendukung tim untuk menyediakan tenaga kerja tambahan untuk proyek penting mereka.
Apakah Anda memimpin tim atau hanya anggota, kami akan memberi tahu Anda semua tentang menguasai manajemen proyek dan cara menambahkan Tamu ke Organisasi atau tim Anda di Asana. Baca terus untuk mengetahui lebih lanjut.
Cara Menambahkan Tamu di Asana
Asana memungkinkan perusahaan menambahkan anggota baru, meskipun mereka tidak memiliki domain email. Fitur ini berguna untuk menambahkan kolaborator baru ke tugas tertentu atau menambahkan pelanggan untuk mengikuti kemajuan Anda. Status tamu memungkinkan siapa saja tanpa email dengan domain organisasi untuk menjadi Tamu Organisasi.
Administrator Organisasi di Asana adalah orang yang berwenang untuk mengundang dan menambahkan Tamu. Mereka dapat memutuskan siapa yang dapat menambahkan anggota baru dengan memilih apakah hanya admin, anggota organisasi, atau semua orang yang dapat mengundang orang baru ke dalam tim.
Berikut cara Mengundang Tamu dari Konsol Admin:
Buka Asana dan klik tombol “Anggota” di kanan atas pojok.Ketuk tombol “Undang Anggota”.Ketik alamat email orang yang ingin Anda undang.Dari menu tarik-turun, pilih proyek yang ingin Anda tetapkan.Konfirmasi dengan mengklik “Kirim.”
Berikut adalah langkah-langkah mengundang seseorang untuk bergabung dengan proyek:
Buka Asana dan proyek di mana Anda ingin mengundang Tamu baru.Klik ikon “Anggota”, dan itu akan membuka jendela “Bagikan Proyek”. Anda dapat mengundang anggota tim atau Tamu baru dengan mengetikkan nama atau alamat email mereka.
Cara Mengundang Orang ke Organisasi Anda
Cara termudah untuk mengundang Anggota atau Tamu baru ke proyek Anda adalah dengan mengirimkan tautan undangan yang dapat dibagikan kepada mereka. Pengguna Asana dapat membagikan tautan ini di banyak saluran seperti Slack, Microsoft Teams, email, atau bahkan melalui pesan teks. Tautan yang dapat dibagikan sangat bagus untuk mengundang Anggota baru, dan email adalah yang terbaik untuk Tamu.
Jika Anda ingin mengundang seseorang ke sebuah proyek, inilah yang perlu Anda lakukan:
Buka Asana.Di bilah sisi kiri, temukan proyek yang ingin Anda bagikan.Klik pada tombol “Bagikan” yang terletak di sudut kanan atas.Pilih apakah Anda ingin mengundang seseorang melalui email atau tautan yang dapat dibagikan.Salin tautan untuk membagikan proyek.
Jika Anda ingin mengundang seseorang ke tim, berikut cara melakukannya :
Buka Asana.Klik nama tim Anda.Ketuk tombol “Undang”.Di jendela pop-up, putuskan apakah Anda ingin mengundang anggota menggunakan email atau tautan.
Tanya Jawab Tambahan
Dapatkah Anda Menjaga Proyek dan Tugas Tetap Pribadi di Asana?
Ya , Anda memiliki kendali penuh atas semua proyek Anda di Asana, dan Anda dapat memutuskan statusnya. Kontrol izin memungkinkan Anda mengawasi setiap informasi dan visibilitasnya kepada anggota Organisasi. Setiap individu dapat menentukan apakah mereka ingin berbagi sesuatu hanya dengan tim dan kolaboratornya atau dengan semua orang di Organization.
Jika tugas adalah bagian dari proyek pribadi, visibilitas mereka terbatas hanya pada kolaborator yang bekerja langsung pada proyek dan tugasnya. Setiap kolaborator dapat melihat tugas atau subtugas mereka, tetapi mereka tidak dapat mengakses tugas orang lain, meskipun mereka berada di Organisasi yang sama.
Terkadang, saat Anda ingin informasi tertentu tetap berada di antara beberapa anggota tim, Anda dapat menandai proyek ini sebagai Pribadi atau bahkan Komentar saja. Setelah Anda mengatur tugas Anda menjadi publik, tugas itu akan tersedia untuk semua orang dari Organisasi atau Tim Anda.
Ketika Anda memutuskan untuk mengubah privasi proyek Anda, inilah yang perlu Anda lakukan:
• Klik “+” di sudut kanan atas .
• Di sana, Anda akan melihat semua Anggota dan Tamu di Tim Anda, dan di atasnya, Anda akan melihat “Jadikan Pribadi”.
• Setelah Anda mengklik “Jadikan Pribadi”, proyek Anda hanya tersedia untuk anggota tim.
Atau, jika Anda ingin mengubah status tugas menjadi pribadi, berikut ini yang perlu Anda lakukan:
• Buka tugas di Asana.
• Klik “Jadikan Pribadi” di sudut kanan atas.
• Dengan cara ini, tugasnya adalah pribadi hanya untuk Anda dan kolaborator lain untuk dilihat.
• Hapus semua kolaborator di bagian bawah halaman jika Anda ingin memiliki tugas ini pribadi.
Dapatkah Anda Menambahkan Anggota dan Tamu ke Proyek yang Sama?
Memang, Anda dapat menambahkan Anggota dan Tamu untuk proyek yang sama. Begitu mereka berada di tim yang sama, mereka akan dapat melihat nama satu sama lain dan berinteraksi lebih banyak. Jika dua Tamu saat ini melihat satu sama lain sebagai “Pengguna Pribadi”, itu berarti mereka tidak mengerjakan proyek yang sama atau tidak berada di tim yang sama. Setelah mereka ditugaskan ke proyek yang sama, nama mereka akan terlihat.
Anggota diizinkan mengundang Tamu ke Organisasi, tetapi Admin adalah orang yang membuat keputusan akhir. Tentu saja, Anggota hanya dapat menambahkan Tamu ke proyek yang sedang mereka kerjakan, dan Admin dapat menambahkan mereka ke semua proyek yang aktif, serta proyek yang tersembunyi.
Dapatkah Anda Memiliki Beberapa Penerima Tugas di Asana?
Saat ini, tidak mungkin memiliki beberapa penerima tugas di Asana. Hanya satu orang yang dapat ditugaskan ke satu tugas karena mereka bertanggung jawab atas penyelesaiannya.
Salah satu cara untuk berbagi tugas di antara orang yang berbeda adalah dengan menambahkan satu atau beberapa subtugas, di mana Anda dapat dengan mudah mengulang lebih banyak kolaborator. Cara lain adalah dengan menggunakan opsi “Tetapkan Salinan” dan minta lebih banyak orang mengerjakan salinan tugas yang sama.
Apakah Asana Terintegrasi dengan Teams?
Asana dan Microsoft Teams telah bersama-sama menciptakan alat manajemen tim yang sukses. Menggunakan Asana untuk Microsoft Teams, tim dapat bekerja sama dengan lebih efisien. Dalam integrasi ini, Anda dapat menggunakan Teams untuk berbicara dengan kolaborator dan Asana untuk mendistribusikan tugas.
Inilah yang memungkinkan Anda untuk melakukan integrasi:
• Ikuti tugas, proyek, dan pembaruan Asana dalam Teams.
• Gunakan Teams untuk mencari proyek di Asana.
• Buat notifikasi khusus yang berfungsi di kedua platform.
• Sesuaikan semua preferensi notifikasi Anda.
• Gunakan semua file Microsoft Office dan lampirkan ke proyek dan tugas Asana.
• Gunakan OneDrive untuk menyimpan semua data penting untuk tugas dan proyek Asana.
Apa yang Dapat Dilakukan Tamu di Asana?
Tamu tidak dapat memiliki tingkat akses yang sama dengan anggota organisasi. Selain itu, mereka hanya dapat melihat informasi atau file yang secara khusus dibagikan dengan mereka atau dalam grup tempat mereka berada. Tamu dapat melihat tugas, proyek, dan proyek publik yang telah dibagikan dengan mereka tetapi tidak memiliki izin untuk mengedit them.
Fitur berbayar tersedia, tetapi dalam hal membuat, mengedit, atau bahkan menghapus Bidang Kustom, itu tidak mungkin dilakukan jika Anda adalah Tamu di Asana.
Berikut ini akses yang dimiliki Tamu:
• Tamu tidak dapat menjadi anggota group
• Tamu tidak dapat menjadi Anggota grup tanpa mengubah alamat email mereka
• Tamu tidak dapat menelusuri tim lain atau mengakses grup berbeda dalam organisasi
Apa Artinya Menjadi Tamu di Organisasi?
Tamu adalah pengguna yang tidak memiliki akun email resmi dari perusahaan. Mereka mendapat undangan untuk membantu tim dengan satu atau beberapa proyek yang ada. Dengan status Tamu, Anda dapat berkomunikasi dengan klien, pelanggan, atau siapa pun yang mengerjakan proyek tersebut. Namun, di dalam Organisasi, Anda hanya dapat melihat apa yang telah dibagikan orang lain kepada Anda.
Di Asana, Tamu dapat menambahkan atau mengedit nilai di dalam proyek atau tugas, tetapi mereka tidak dapat menghapusnya atau membuat nilai baru. Selain itu, mereka memiliki akses ke semua fitur premium yang Anda izinkan untuk mereka gunakan, kecuali untuk pengelolaan bidang khusus.
Dapatkah Tamu Saling Melihat?
Tamu hanya dapat saling melihat jika mereka bekerja sama dalam setidaknya satu proyek. Jika tidak, mereka akan melihat orang lain sebagai “Pengguna Pribadi”. Dengan cara ini, organisasi memastikan bahwa mereka tidak dapat melihat nama mereka kecuali mereka sedang mengerjakan sesuatu bersama-sama.
Apa Perbedaan Antara Tamu dan Anggota Akses Terbatas?
Tamu dan Anggota Akses Terbatas (LAM) keduanya ada di bagian bawah tangga perusahaan. Intinya, LAM sudah menjadi bagian dari organisasi, sedangkan Tamu adalah anggota tim sementara. Tentu saja, jika Tamu menunjukkan bakat dan hasil yang memuaskan, mereka dapat menjadi LAM atau bahkan Anggota.
Sementara Tamu tidak berbagi domain perusahaan dan tidak dihitung dalam paket Asana, LAM memiliki alamat email perusahaan dan kursi menghitung dalam sebuah perusahaan. Status tamu hanya ada dalam Organisasi dan LAM yang merupakan bagian dari Organisasi dan Ruang Kerja di Asana.
Selalu Tetap di Jalur
Menangani tim bukanlah tugas yang mudah, tetapi alat seperti Asana dapat membantu Anda mengelola beban kerja dan membuat tim fungsional yang tepat waktu. Dilengkapi dengan alat khusus yang memungkinkan Admin untuk menambahkan anggota, tamu, dan mengubah anggota tim dalam beberapa klik, ini adalah alat yang sangat diperlukan untuk setiap perusahaan profesional.
Semoga, kami telah membantu Anda memahami cara kerja Asana dan cara memanfaatkan dia. Plus, sekarang Anda tahu cara menambahkan Tamu ke tim Anda dan mengelola visibilitas semua proyek Anda.
Apakah Anda suka menggunakan Asana? Apakah Anda pernah menggunakannya dengan Microsoft Teams?
Beri tahu kami selengkapnya di bagian komentar di bawah.