Buka Gmail di desktop Anda. Klik ikon roda gigi Pengaturan. Selanjutnya, klik “Lihat Semua Pengaturan” dan gulir ke bawah ke opsi Vacation Responder. Tambahkan rentang tanggal, subjek, dan isi pesan, lalu klik tombol radio di samping “Penjawab saat libur aktif”. Klik “Simpan Perubahan” untuk menyimpan email Anda.
Saat Anda berada di luar kantor, email kantor Anda harus ditinggalkan dengan tegas. Untuk memberi Anda waktu istirahat, Anda dapat menyiapkan pesan tidak di kantor di Gmail untuk memberi tahu orang lain bahwa Anda sedang pergi. Begini caranya.
Menyetel Pesan Di Luar Kantor di Gmail Online
Cara termudah untuk menyetel pesan tidak di kantor di Gmail adalah melakukannya dari PC Windows atau Mac Anda. Anda harus masuk ke akun Google Anda untuk dapat melakukan ini.
Buka situs web Gmail dan klik ikon roda gigi Pengaturan di sudut kanan atas untuk memulai. Dari menu Setelan Cepat yang muncul, pilih opsi “Lihat Semua Setelan”.
Ini akan membawa Anda ke area setelan Gmail untuk akun Anda. Gulir ke bawah ke bagian bawah tab Umum hingga Anda melihat opsi Vacation Responder.
Di lokal tertentu, seperti Inggris, area ini bernama “Balasan Otomatis Di Luar Kantor”. Ini karena Inggris Raya biasanya tidak menggunakan istilah “liburan” untuk merujuk pada perpisahan.
Pengaturan tetap sama untuk semua lokal, namun Pesan di luar kantor bekerja dengan secara otomatis membalas email yang Anda terima, memperingatkan mereka untuk fakta bahwa Anda tidak dapat merespons. Anda dapat menyetel rentang tanggal saat Anda akan “tidak di kantor” atau “berlibur” dan jauh dari email Anda di kotak tanggal Hari Pertama dan Hari Terakhir.
Anda harus mengaktifkan kotak centang Hari Terakhir jika ingin mengaktifkan tanggal akhir. Jika tidak, Gmail akan terus mengirim pesan di luar kantor hingga Anda menonaktifkannya secara manual.
Setelah rentang tanggal disetel, Anda harus menyetel pesan yang ingin Anda kirim secara otomatis. Berikan judul subjek untuk email di kotak Subjek dan kemudian ketik pesan di kotak Pesan.
Kotak teks ini adalah tempat yang baik untuk menunjukkan berapa lama Anda akan berada jauh dari kantor, misalnya.
Jika Anda ingin membatasi balasan kantor ke kontak Gmail Anda saja, centang kotak Hanya Kirim Respons ke Orang di Kontak Saya. Kotak centang ini akan menghentikan Anda dari membalas secara otomatis ke orang yang mungkin tidak Anda kenal atau email otomatis, misalnya.
Setelah Anda siap untuk menyimpan dan menerapkan pesan di luar kantor, pilih tombol radio Vacation Responder On atau Out of Office AutoReply On radio button, tergantung pada lokasi Anda.
Jika radio button ini diaktifkan dan Anda puas dengan pesan di luar kantor, klik tombol “Simpan Perubahan” di bagian bawah layar.
Ini akan mengaktifkan out- pesan kantor yang telah Anda setel mulai pukul 12 pagi pada tanggal yang Anda tentukan. Jika Anda menetapkan nilai Hari Terakhir, pesan akan berhenti dikirim pada pukul 23.59. pada tanggal tersebut.
Menyetel Pesan Tidak Di Kantor di Gmail di Perangkat Seluler
Anda juga dapat menyetel pesan tidak di kantor di aplikasi Gmail di perangkat Android, iPhone, atau iPad. Langkah-langkah ini akan berfungsi di semua platform seluler.
Untuk memulai, buka aplikasi Gmail di ponsel atau tablet Anda. Pilih ikon profil Anda di kanan atas untuk memilih akun jika Anda memiliki lebih dari satu. Kemudian, ketuk ikon menu hamburger (tiga garis horizontal) di sudut kiri atas aplikasi.
Gulir ke bawah ke bawah daftar lalu ketuk opsi “Pengaturan”.
Dalam menu Pengaturan di Android saja, ketuk Google akun yang ingin Anda tambahkan pesan tidak di kantor Gmail.
Menu pengaturan akun Gmail Anda akan memiliki opsi yang khusus untuk akun Anda, termasuk pesan tidak di kantor.
Untuk menambahkan pesan di luar kantor, ketuk tombol “Liburan Opsi Responder” atau “Balasan Otomatis Di Luar Kantor”, bergantung pada lokal Anda.
Anda harus menyetel setelan pesan di luar kantor selanjutnya.
Ketuk penggeser Responden Liburan atau Balasan Otomatis Di Luar Kantor untuk memungkinkan Anda mengubah setelan pesan .
Sama seperti setelan pesan tidak di kantor Gmail di browser desktop, Anda harus menyetel berapa lama Anda ingin pesan aktif dari (dan ke) menggunakan opsi tarik-turun Hari Pertama dan Hari Terakhir.
Jika kamu tidak ingin untuk memiliki tanggal akhir, setel opsi Hari Terakhir ke “Tidak Ada”.
Anda juga perlu menambahkan subjek dan pesan untuk dikirim ke pengguna. Jika Anda hanya ingin mengirim pesan ke kontak Anda, aktifkan opsi Kirim Saja ke Kontak Saya.
Untuk menyimpan dan menerapkan pesan, ketuk opsi “Selesai” atau “Simpan” di sudut kanan atas.
Ini akan memungkinkan Anda keluar -pesan kantor dari jam 12 pagi pada tanggal yang ditentukan dalam opsi “Hari Pertama”. Jika Anda menetapkan tanggal akhir, pesan akan berhenti pada pukul 11:59 pada hari itu.
Contoh Pesan Di Luar Kantor
Jika Anda belum pernah menyetel pesan di luar kantor, kami memiliki beberapa contoh yang dapat Anda ikuti. Saat Anda memulai pesan, Anda harus memberi tahu orang lain kapan Anda akan pergi.
Halo, saya akan keluar kantor dari 1 Juni hingga 6 Juni.
Jika Anda tidak yakin dengan tanggal kepulangan Anda karena keadaan darurat atau hal serupa , cukup sertakan tanggal mulai.
Halo, saya akan pergi dari kantor mulai 1 Juni. Saya akan membalas pesan Anda ketika saya kembali.
Anda juga dapat menyertakan informasi kontak untuk mereka yang mendukung Anda selama waktu Anda pergi, termasuk alamat email atau nomor telepon.
Halo, saya akan pergi dari kantor mulai tanggal 1 Juni. Saya akan membalas pesan Anda ketika saya kembali.
Dalam ketidakhadiran saya, Anda dapat menghubungi Bill Brown di brownb@gmail.com atau 515-555-1234.
Anda juga harus mempertimbangkan apakah Anda memiliki pengaturan tanda tangan otomatis di Gmail untuk balasan. Jika Anda melakukannya, tanda tangan itu secara otomatis ditambahkan ke pesan di luar kantor Anda. Jadi, Anda dapat menutup email dengan penutup sederhana seperti “Terima kasih.”
Halo, saya akan pergi dari kantor mulai 1 Juni. Saya akan membalas pesan Anda saat saya kembali.
Dalam ketidakhadiran saya, Anda dapat menghubungi Bill Brown di brownb@gmail.com atau 515-555-1234.
Terima kasih.
Sekali lagi, ini hanya contoh pesan di luar kantor. Jika ini untuk pekerjaan Anda, Anda dapat menghubungi supervisor atau manajer Anda jika perusahaan Anda menggunakan template email khusus untuk email di luar kantor.
Memberitahu orang lain bahwa Anda akan pergi dengan pesan tidak di kantor di Gmail sopan dan membantu. Pengirim Anda akan tahu mengapa Anda tidak menanggapi mereka dan siapa yang dapat mereka hubungi untuk sementara.
Untuk selengkapnya, lihat cara menyiapkan tanggapan tidak di kantor di Google Kalender.
Disadur dari HowToGeek.com.