Banyak orang meremehkan Google Drive. Anda menyimpan file di sana dan mengambilnya saat Anda membutuhkannya. Tapi ada lebih banyak hal di Google Drive daripada yang terlihat. Berikut adalah beberapa fitur berguna yang mungkin Anda lewatkan.

Temukan File Dengan Pencarian Lanjutan

Semakin banyak file yang Anda unggah ke Google Drive, semakin banyak yang harus Anda periksa saat membutuhkannya. Untungnya, Anda memiliki opsi pencarian lanjutan yang mempermudah tugas. Masukkan kata kunci atau frase ke dalam kotak Cari di Drive di bagian atas halaman utama. Kemudian, klik ikon Tampilkan Opsi Pencarian di sisi kanan kotak pencarian. Anda akan melihat banyak opsi yang dapat digunakan untuk menemukan file Anda. Pilih jenis atau pemilik file, gunakan kata kunci di dalam file atau nama file, pilih lokasi, pilih opsi yang dimodifikasi tanggal, atau gunakan salah satu bidang lain yang Anda lihat. Pilih “Cari” lalu lihat hasil Anda. Jika Anda mengetahui di folder mana file berada, Anda juga dapat melakukan pencarian langsung di folder Google Drive.

Tautkan Langsung ke File

Fitur Google Drive berguna lainnya adalah mendapatkan tautan langsung ke file Anda. Anda dapat melakukan ini bahkan tanpa membuka file. Lalu, simpan ke catatan Anda untuk akses cepat atau dengan kolaborator. Klik kanan file dan pilih "Dapatkan Tautan". Anda juga dapat menggunakan kotak ini untuk membagikan tautan dengan memasukkan alamat email kontak Anda. Di bagian bawah jendela, gunakan bagian Akses Umum untuk mengontrol siapa yang dapat membuka file dengan tautan tersebut. Anda dapat memilih "Dibatasi" untuk hanya mengizinkan akses ke orang yang Anda bagikan atau "Siapa Saja Dengan Tautan" untuk mengizinkan siapa pun yang mengeklik tautan membuka file.

Bekerja Dengan File Microsoft Office

Anda tidak perlu memiliki Microsoft Office untuk bekerja dengan file Office jika Anda memiliki Google Drive. Anda mungkin menerima file Word, Excel, atau PowerPoint yang perlu Anda lihat atau edit. Anda dapat membuka file ini di aplikasi Google, Dokumen, Spreadsheet, atau Slide yang sesuai. Selain itu, Anda dapat mengunduh dokumen Dokumen, Spreadsheet, dan Slide dalam format Microsoft Office. Untuk membuka dokumen Office , unggah ke Google Drive seperti file lainnya. Kemudian klik dua kali atau klik kanan, pindah ke Buka Dengan, dan pilih dari Google Dokumen, Spreadsheet, atau Slide. Saat file dibuka di aplikasi yang sesuai, Anda akan melihat format file dipertahankan di bagian atas. Perubahan Anda disimpan secara otomatis, dan Anda kemudian dapat mengunduh file dalam format Office aslinya. Jika Anda memiliki file Dokumen, Spreadsheet, atau Slide yang ingin diekspor dan disimpan dalam format Office, ini sama mudahnya. Buka dokumen dan buka tab File. Pindah ke Unduh dan pilih format di menu pop-out.

Kelola Versi File

Sama dengan mendapatkan tautan ke file Anda tanpa membukanya, Anda dapat mengelola versinya. Fitur ini berfungsi dengan file PDF dan Microsoft Office serta gambar. Klik kanan file dan pilih "Kelola Versi". Anda kemudian akan melihat jendela pop-up dengan setiap versi file, termasuk versi saat ini. Seperti Anda dapat melihat di bagian atas jendela, versi lama dapat dihapus setelah 30 hari atau 100 versi tersimpan. Jika Anda ingin menghindari kehilangan versi sebelumnya, klik tiga titik di sebelah kanannya dan pilih "Simpan Selamanya". Kemudian, telusuri file dan pilih "Unggah". Gunakan tiga titik di sebelah kanan versi untuk memilih "Hapus" atau "Unduh". menjadi apa yang perlu Anda lakukan. Selain itu, Anda dapat memanfaatkan deskripsi di Google Drive untuk menambahkan detail Anda sendiri. Buka sidebar detail dengan salah satu cara berikut: Klik kanan file dan pilih “Lihat Detail. ”Pilih file dan klik ikon Lihat Detail (huruf kecil “i”) di kanan atas. Pilih file, klik tiga titik di bagian atas, dan pilih “Lihat Detail.” Anda kemudian akan melihat sidebar dengan dua tab untuk Detail dan Aktivitas. Dengan Detail, Anda dapat meninjau jenis file, ukuran, pemilik, tanggal pembuatan, dan lainnya. Dengan Aktivitas, Anda akan melihat hal-hal seperti saat file diunggah atau saat diedit. Untuk menambahkan deskripsi ke file, gunakan tab Detail di bar samping. Masukkan teks Anda ke dalam kotak Deskripsi di bagian bawah dan tekan Enter atau Return. Ini adalah cara yang bagus untuk membedakan file dengan nama yang mirip. Ini berguna untuk catatan Anda sendiri atau kolaborator. Buka file dalam mode Pratinjau. Anda dapat melakukannya dengan memilih file dan mengklik ikon Pratinjau (mata) di bagian atas atau mengklik kanan dan memilih "Pratinjau". Pilih bagian file yang ingin Anda komentari lalu pilih ikon Komentar di sebelah kanan di bagian atas. Ketikkan komentar Anda di kotak yang muncul dan klik “Komentar.” Perhatikan Anda dapat menggunakan simbol @ (At) untuk menyebutkan kolaborator jika Anda mau. Sebagai bonus, Anda memiliki kemampuan untuk memberikan komentar Anda kepada orang tersebut. Centang kotak Tetapkan Ke dan klik “Tetapkan.”

Unggah File Dengan Kamera Perangkat Seluler Anda

Jika Anda menggunakan aplikasi seluler Google Drive, Anda memiliki fitur tambahan yang dapat mempermudah pengunggahan. Anda dapat menggunakan kamera perangkat Anda untuk mengambil file atau item lain dan mengunggahnya sebagai PDF (Android) atau gambar (iPhone.) Di Android Buka aplikasi Android Google Drive dan ketuk tanda tambah tanda tangani untuk mengunggah file. Kemudian, pilih "Pindai." Ketuk tombol rana untuk memindai item, lalu gunakan tanda centang untuk menyimpannya. Anda dapat memilih ikon tempat sampah untuk mengambil kembali pemindaian jika perlu. Pilih “Simpan.” Pilih lokasi untuk menyimpannya di dalam Google Drive, lalu ketuk “Simpan” lagi. Anda kemudian akan melihat file yang dipindai sebagai PDF. Di iPhone Buka aplikasi iPhone Google Drive dan ketuk tanda tambah untuk mengunggah file. Kemudian, pilih "Gunakan Kamera". Ketuk tombol rana untuk mengambil gambar, pilih ketuk "Gunakan Foto" untuk mengunggahnya. Anda juga dapat memilih "Ambil Ulang" untuk mengambil kembali bidikan jika diperlukan. Setelah beberapa saat, Anda akan melihat gambar Anda di Google Drive. Terkadang fitur terlihat jelas, terutama jika fitur tersebut sering Anda gunakan. Tapi kemudian ada orang lain yang tidak Anda sadari ada dan akan sangat membantu. Semoga setidaknya salah satu fitur Google Drive ini bermanfaat bagi Anda. Disadur dari HowToGeek.com.