Dengan aturan Microsoft Outlook, Anda dapat mengatur email Anda dan kotak masuk Anda dalam kondisi prima. Aturan dapat memindahkan email ke folder, memutar suara, membalas secara otomatis, dan banyak lagi. Kami mempersempit daftar ke beberapa aturan Outlook terbaik dan paling praktis.

Cara Menyiapkan Aturan Outlook

Proses dan opsi sedikit berbeda antara Outlook di Windows versus Mac. Jika Anda tidak terbiasa dengan prosesnya, berikut cara menavigasi ke penyiapan aturan baru di setiap versi. Pandangan di Windows Di Outlook di Windows, buka Rules Wizard salah satu cara berikut: Go ke File > Info dan pilih "Kelola Aturan & Lansiran". Kemudian, pilih "Aturan Baru". Buka tab Beranda dari kotak masuk Anda. Pilih menu drop-down Rules di bagian Move pada pita dan pilih "Manage Rules & Alerts." Lalu, pilih "Aturan Baru". Outlook di Mac Di Outlook di Mac, buka pengelola Aturan dengan salah satu cara berikut: Buka Outlook > Preferensi di bar menu dan pilih "Aturan". Pilih akun di sebelah kiri jika Anda memiliki lebih dari satu. Kemudian, klik tanda tambah di bagian bawah daftar aturan. Buka tab Beranda dari kotak masuk Anda. Pilih menu tarik-turun Aturan di bagian Pindahkan pita dan pilih "Edit Aturan." Pilih akun di sebelah kiri dan klik tanda plus di bagian bawah daftar aturan. Setelah Anda membuka layar aturan baru di versi Outlook Anda, saatnya membuat aturan untuk mengambil tindakan pada email Anda secara otomatis.

1. Pindahkan Pesan Sensitif

Anda mungkin menerima email yang ditandai sebagai rahasia, pribadi, atau pribadi. Anda mungkin tidak ingin jenis pesan ini ada di kotak masuk Anda, kalau-kalau mereka menarik perhatian seseorang. Mengapa tidak memindahkannya ke folder tertentu segera setelah tiba? Untuk menyiapkan aturan pesan sensitif di Windows, pilih "Terapkan Aturan pada Pesan yang Saya Terima" di area aturan kosong dan klik "Lanjut." Centang kotak untuk Ditandai sebagai Sensitivitas. Di kotak Langkah 2 di bagian bawah, klik "Sensitivitas" dan pilih jenis di daftar drop-down. Kemudian, klik "OK" dan pilih "Berikutnya." Centang kotak untuk "Pindahkan ke Folder yang Ditentukan". Di kotak Langkah 2, klik "Ditentukan", pilih folder, dan klik "OK". Pilih “Berikutnya.” Secara opsional, pilih pengecualian apa pun. Kemudian, beri nama aturan Anda dan centang kotak Aktifkan Aturan Ini. Anda dapat mencentang salah satu kotak lain jika Anda ingin dan klik "Selesai" untuk menerapkan aturan. Untuk membuat aturan pesan sensitif di Mac, pilih "Sensitivitas" di daftar drop-down pertama saat pesan masuk. Di menu tarik-turun di sebelah kanan, pilih jenis. Pilih "Pindahkan ke Folder" di kotak tarik-turun pertama di bawah "Lakukan Mengikuti" dan pilih folder di sebelah kanan. Anda dapat menggunakan nama default atau mengubahnya jika kamu suka. Kemudian, centang kotak untuk Diaktifkan, secara opsional centang kotak untuk tidak menerapkan aturan lain, dan klik "OK" untuk menerapkan aturan.

2. Tangani Balasan Otomatis

Jenis email lain yang menghabiskan ruang di kotak masuk Anda adalah balasan otomatis. Anda mungkin menerimanya jika seseorang sedang tidak berada di kantor atau jika Anda menghubungi perusahaan. Meskipun balasan ini berguna, biasanya balasan tersebut tidak dapat ditindaklanjuti. Anda mungkin ingin memindahkannya ke folder untuk dilihat nanti, menandainya sebagai prioritas rendah, atau cukup menandainya sebagai telah dibaca. "Terapkan Aturan pada Pesan yang Saya Terima" di area aturan kosong dan klik "Berikutnya". Centang kotak untuk Yang merupakan Balasan Otomatis. Kemudian, pilih “Berikutnya.” Centang kotak untuk tindakan yang ingin Anda ambil dan pilih opsi di kotak Langkah 2 jika ada. Misalnya, untuk menandainya sebagai prioritas rendah, centang kotak Tandai sebagai Kepentingan, klik "Kepentingan", dan pilih "Rendah". Kemudian, klik "OK" dan "Berikutnya". daftar drop-down untuk saat pesan tiba. Di menu tarik-turun di sebelah kanan, pilih “Balasan Otomatis.” Di bawah Lakukan Mengikuti, pilih tindakan seperti tandai prioritas atau sudah dibaca. Pastikan kotak Diaktifkan dicentang dan klik "OK" untuk menerapkan aturan.

3. Mainkan Suara Unik untuk Email Penting

Kita semua tahu bahwa beberapa email lebih penting daripada yang lain. Jika Anda ingin memastikan bahwa Anda mengetahui kapan pesan dari VIP tersebut tiba, Anda dapat memutar suara tertentu. Di Windows, Anda bisa mendapatkan aturan peringatan unik dengan memilih “Mainkan Suara Saat Saya Mendapat Pesan dari Seseorang” di area Tetap Terkini. Di kotak Langkah 2, klik “Orang atau Grup Publik”. Pilih kontak dan klik "Dari" di bagian bawah untuk menambahkannya. Lakukan hal yang sama untuk setiap kontak tambahan yang Anda inginkan dengan suara yang sama, dan pilih "OK" saat Anda selesai. Klik "Suara" di kotak Langkah 2, cari suara di komputer Anda, dan pilih "Buka". Jika Anda ingin tambahkan pengecualian, pilih "Berikutnya" untuk menambahkannya dan menyelesaikan prosesnya. Jika tidak, cukup klik “Selesai.” Pada Mac, fitur ini saat ini hanya berfungsi untuk akun di daftar Aturan Klien di sebelah kiri, bukan Aturan Server. Tentukan pilihan Anda dan klik tanda tambah di sebelah kanan. Pilih “Dari” di daftar drop-down pertama, pilih opsi di drop-down berikutnya, dan akhiri dengan menambahkan kontak di sebelah kanan. Di bawah Lakukan Hal Berikut, pilih “Mainkan Suara” dan pilih suara di kotak drop-down berikutnya. Centang kotak untuk Diaktifkan, pilih kotak centang untuk tidak menerapkan aturan lain, dan klik “OK.”

4. Tampilkan Pesan Lansiran Ubahsuaian

Jika Anda menyukai gagasan melihat pesan unik untuk email tertentu alih-alih mendengar suara tertentu, Anda dapat menyiapkan aturan untuk ini. Kemudian, pilih teks yang ingin Anda tampilkan di jendela peringatan. Untuk membuat pesan peringatan khusus di Outlook pada Windows, pilih “Tampilkan Surat Dari Seseorang di Jendela Peringatan Item Baru” di area Tetap Terkini. Klik “Orang atau Grup Publik” di kotak Langkah 2. Pilih kontak dan klik "Dari" di bagian bawah untuk menambahkannya. Tambahkan kontak lain yang Anda inginkan untuk peringatan yang sama dan pilih "OK" saat Anda selesai. Klik "Pesan Spesifik" di kotak Langkah 2, tambahkan teks di kotak yang muncul, dan pilih "OK." Jika Anda ingin tambahkan pengecualian, pilih "Berikutnya" untuk menambahkannya dan menyelesaikan prosesnya. Jika tidak, cukup klik "Selesai". Di Outlook untuk Mac, seperti fitur putar suara, pesan lansiran khusus saat ini berfungsi untuk akun di daftar Aturan Klien. Tentukan pilihan Anda dan klik tanda tambah di sebelah kanan. Pilih “Dari” di daftar drop-down pertama, pilih opsi di drop-down berikutnya, dan akhiri dengan menambahkan kontak di sebelah kanan. Di bawah Lakukan Mengikuti, pilih "Tampilkan Dialog" dan klik Tampilkan Pesan. Ketik pesan dan klik "OK". Balas Otomatis Dengan Template Di sisi berlawanan dari menerima balasan otomatis, mungkin Anda ingin mengirimkan balasan Anda sendiri. Anda dapat mengatur template di Outlook dan kemudian secara otomatis membalas pesan tertentu yang Anda terima dengan itu. Catatan: Pada saat penulisan, aturan ini hanya tersedia di Outlook di Windows. Untuk menyiapkan template balasan, Pilih “Terapkan Aturan pada Pesan yang Saya Terima” di area aturan kosong dan klik “Berikutnya.” Centang kotak untuk kondisi yang ingin Anda gunakan. Anda dapat memilih lebih dari satu. Ini bisa berupa kata-kata tertentu dalam subjek atau melalui akun email tertentu. Setelah Anda menandai kondisinya, gunakan tautan di kotak Langkah 2 untuk memilih variabel jika ada. Klik “Berikutnya.” Tandai opsi untuk Balas Menggunakan Template Tertentu. Kemudian, klik “A Specific Template” di kotak Langkah 2. Gunakan drop-down di bagian atas untuk memilih lokasi template. Pilih templat dan pilih "Buka." Klik "Berikutnya", tambahkan pengecualian apa pun yang Anda inginkan, dan klik "Berikutnya" lagi. Selesaikan aturan selanjutnya dan pilih "Selesai". Dengan aturan Outlook ini, Anda akan mengelola kotak masuk seperti seorang profesional. Untuk selengkapnya, lihat cara menggunakan aturan untuk BCC otomatis di Outlook. Disadur dari HowToGeek.com.