Rangkaian aplikasi produktivitas Google mencakup beberapa alat kolaborasi yang paling berguna. Anda dapat mengerjakan dokumen bersama-sama secara real-time, menambahkan dan menyelesaikan komentar, menetapkan tugas, dan banyak lagi di Google Dokumen, Spreadsheet, dan Slide.
Berbagi Dokumen
Kolaborasi di salah satu aplikasi Google dimulai dengan berbagi dokumen. Anda dapat menambahkan kolaborator dan memilih izin mereka untuk melihat dan mengedit.
Pilih “Bagikan” di kanan atas, lalu masukkan orang atau grup di jendela pop-up.
Di sebelah grup di layar berikutnya, pilih hak istimewa yang Anda ingin mereka miliki seperti Penampil, Pemberi Komentar, atau Editor. Anda dapat menyesuaikan ini per orang setelah Anda mengirim pemberitahuan berbagi menggunakan tombol Bagikan di kanan atas.
Secara opsional, tambahkan pesan, centang kotak untuk memberi tahu semua orang, dan klik “Kirim.”
Untuk opsi tambahan, klik ikon roda gigi di bagian atas Baik. Anda kemudian dapat memutuskan apa yang dapat atau tidak dapat dilakukan oleh editor, pemirsa, dan pemberi komentar.
Klik “Selesai” setelah selesai, lalu manfaatkan fitur kolaborasi berikut di Google Dokumen, Spreadsheet, dan Slide.
Komentar dan Opsi
Menggunakan komentar, Anda dan kolaborator Anda dapat bekerja sama dengan mudah. Pilih teks atau elemen lain yang terkait dengan komentar Anda, lalu lakukan salah satu hal berikut:
Pilih Sisipkan > Komentar di menu. Klik kanan dan pilih “Komentar”. Klik ikon Komentar di kanan atas dan pilih tanda plus. Pilih ikon Komentar di toolbar mengambang.
Ketikkan teks Anda ke dalam kotak yang muncul dan klik “Komentar.”
Setelah Anda menambahkan komentar, Anda dapat menggunakan tanda centang untuk menandainya sebagai terselesaikan saat tugas, pembaruan, atau penambahan selesai.
Sebutkan Kolaborator dan Tetapkan Tugas
Selain menambahkan dan menyelesaikan komentar, Anda dapat menyebutkan kolaborator tertentu dan memberi mereka tugas dari komentar.
Untuk menarik perhatian kolaborator tertentu, Anda dapat menyebutkan mereka di komentar Anda. Cukup ketik simbol @ (At) diikuti dengan nama atau alamat email mereka, lalu pilih mereka dari daftar saran.
Untuk membuat tugas untuk kolaborator Anda dari komentar, sebutkan mereka terlebih dahulu lalu centang kotak “Assign to [name ]”. Tugas tetap terbuka hingga kolaborator menandainya sebagai selesai.
Reaksi Emoji
Satu cara lagi untuk menunjukkan persetujuan, penolakan, atau reaksi lain Anda terhadap sesuatu dalam dokumen adalah dengan emoji. Pilih elemen dalam dokumen yang Anda tanggapi dan klik ikon Emoji di toolbar mengambang.
Catatan: Mulai September 2022, fitur ini hanya tersedia di Google Dokumen, bukan Spreadsheet atau Slide.
Pilih emoji yang ingin Anda tambahkan atau cari satu di bagian atas jendela pop-up. Emoji kemudian ditampilkan di sisi kanan, di dekat item yang dipilih.
Sama seperti dengan komentar tertulis, Anda dapat menyelesaikan reaksi emoji. Klik tiga titik di sebelah kanan emoji dan pilih “Selesaikan.”
Mode Saran
Saat Anda mengerjakan dokumen di Dokumen, Spreadsheet, atau Slide, Anda menggunakan mode Pengeditan secara default. Ini memungkinkan Anda untuk membuat, mengedit, dan melakukan semua yang Anda butuhkan dalam dokumen. Tetapi ketika Anda berkolaborasi dengan orang lain, Anda mungkin ingin menggunakan mode Menyarankan.
Catatan: Mulai September 2022, fitur ini hanya tersedia di Google Dokumen, bukan Spreadsheet atau Slide.
Dalam mode Menyarankan, pengeditan yang Anda buat menjadi saran daripada aktual perubahan. Pilih panah tarik-turun mode di kanan atas yang kemungkinan ditampilkan sebagai Pengeditan atau ikon pensil dan pilih “Menyarankan.” Setiap saran juga disertakan dalam jendela di sebelah kanan yang menunjukkan apa yang telah Anda ganti, hapus, atau tambahkan.
Jika Anda ingin menerima saran, cukup klik tanda centang di jendela saran dan perubahan akan ditempatkan di dokumen.
Version History
Jika Anda dan kolaborator Anda menggunakan mode Pengeditan daripada mode Menyarankan, Anda mungkin ingin meninjau semua perubahan yang dibuat, oleh siapa, dan kapan. Anda dapat membuka riwayat versi dokumen untuk melihat detail ini.
Buka File > Riwayat Versi > Lihat Riwayat Versi.
Anda kemudian dapat melihat dokumen saat ini di tengah dengan semua perubahan di sebelah kanan. Hasil edit menampilkan tampilan versi pada tanggal dan waktu yang ditampilkan di pojok.
Anda juga dapat memilih untuk memulihkan versi tertentu yang Anda lihat dengan memilih revisi dan memilih “Pulihkan Versi Ini” di bagian atas.
Pemberitahuan Perubahan dan Komentar
Untuk mengikuti dengan orang lain yang mengerjakan dokumen saat Anda tidak mengerjakannya, Anda dapat menerima pemberitahuan tentang perubahan dan komentar.
Catatan: Mulai September 2022, fitur ini hanya tersedia di Google Documents dan Spreadsheet, bukan Slides.
Buka Alat > Pengaturan Pemberitahuan atau Pemberitahuan Rules.
Pilih item yang ingin Anda beri tahu dan klik “OK” atau “Simpan.”
Anda kemudian akan menerima pesan ke alamat email yang terhubung ke aplikasi Google saat terjadi perubahan atau komentar.
Email Collaborators
Salah satu yang paling praktis alat kolaborasi untuk menghubungi semua orang sekaligus adalah fitur Kolaborator Email. Hanya dengan beberapa klik, Anda dapat mengirim email kepada semua orang yang Anda bagikan dokumen dan menghemat waktu dari membuka aplikasi email untuk melakukannya.
Buka File > Email > Email Collaborators.
Saat jendela pop-up terbuka, Anda akan melihat semua kolaborator telah terisi sebelumnya untuk Anda. Cukup tambahkan pesan Anda dan secara opsional sesuaikan baris subjek, yang menampilkan nama dokumen, dan klik “Kirim.”
Persetujuan Dokumen
Jika Anda memiliki akun langganan Google Workspace yang didukung, Anda dan tim dapat memanfaatkan fitur persetujuan dokumen. Ini membantu Anda meminta kolaborator Anda untuk meninjau dan menyetujui dokumen Anda yang ideal untuk memantapkan salinan akhir.
Buka File > Persetujuan untuk membuka sidebar Persetujuan. Kemudian, pilih “Make a Request.”
Di jendela pop-up, tambahkan pemberi persetujuan dan sertakan pesan. Secara opsional, Anda dapat mengatur tanggal jatuh tempo, mengizinkan pemberi persetujuan untuk mengedit dokumen, dan mengunci file sebelum mengirim permintaan persetujuan.
Untuk melihat status persetujuan, kembali ke File > Persetujuan dan tinjau umpan balik dan persetujuan di bilah sisi.
Ambil a lihat tutorial lengkap kami tentang persetujuan dokumen di Google Documents untuk detail tentang jenis akun, persetujuan yang tertunda, dan fitur tambahan untuk alat tersebut.
Google telah mengembangkan aplikasi produktivitasnya dari waktu ke waktu untuk menyertakan alat kolaborasi yang berguna dan nyaman ini. Jadi, manfaatkan untuk dokumen grup Anda berikutnya.
Itulah berita seputar Alat Kolaborasi Terbaik Google dalam Dokumen, Spreadsheet, dan Slide, semoga bermanfaat. Disadur dari HowToGeek.com.