Kebanyakan bisnis modern mengandalkan email untuk komunikasi. Kehilangan akses ke email, atau lebih buruk lagi seluruh akun email, bisa sangat menghancurkan. Mencadangkan email Outlook Anda adalah salah satu cara terbaik untuk mendapatkan ketenangan pikiran mengetahui bahwa email disimpan di beberapa lokasi di perangkat Anda dan tidak dapat hilang dengan mudah.
Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan cara mencadangkan email Outlook dalam beberapa cara berbeda.
Cara Mencadangkan dan Mengekspor Semua Email Outlook
Salah satu cara tercepat untuk mencadangkan semua email Outlook Anda adalah dengan menggunakan format file .pst yang terintegrasi. Microsoft Outlook dan Microsoft Exchange secara eksklusif menggunakan file PST untuk menyimpan email, informasi kontak dan alamat, serta acara kalender. File PST statis dapat digunakan sebagai cadangan untuk email Outlook dan informasi kontak Anda saat ini, dan Outlook akan dapat mengaksesnya bahkan saat offline.
Berikut cara mencadangkan email Anda ke file .pst:
Buka Outlook dan tekan File di bagian atas. Dalam menu, pilih Buka & Ekspor. Klik tombol Impor/Ekspor. Sistem akan kembali ke layar Outlook utama Anda dan memunculkan Wizard Impor/Ekspor untuk memandu Anda melalui proses ekspor. Di Wizard, pilih opsi Ekspor ke file dari daftar, lalu klik Berikutnya. Pilih file Data Outlook (.pst) saat diminta untuk memilih jenis file, lalu klik Berikutnya. Anda akan diminta untuk memilih folder yang akan diekspor. Anda dapat memilih akun email Anda untuk mengekspor semua folder yang terkait dengannya, termasuk kontak dan data kalender. Klik Berikutnya jika Anda puas dengan pilihan Anda. Pilih jalur alamat tempat file cadangan disimpan. Ingat jalurnya agar Anda dapat mengaksesnya nanti. Sebaiknya ubah nama file (bagian terakhir dari jalur ). Secara default, ini adalah backup.pst.Jika Anda menyimpan file cadangan di jalur default, pilih apakah Anda ingin item duplikat.(Opsional) Anda dapat kembali ke dialog sebelumnya, mungkin untuk mengubah pemilihan folder, dengan menggunakan tombol Kembali.Tekan Selesai untuk memulai proses ekspor.Outlook akan meminta Anda untuk membuat kata sandi. Ini bisa menjadi penting untuk alasan keamanan, tetapi Anda tidak perlu memasukkan kata sandi. Anda dapat menemukan file yang diekstrak di lokasi yang Anda tentukan untuk jalur file. Sekarang Anda dapat memindahkan atau menyalin file di tempat lain.
Cara Mengakses Email Outlook yang Diekspor
Setelah mengekspor file, Anda mungkin bertanya-tanya bagaimana cara mengaksesnya nanti. Outlook memudahkan untuk membuka cadangan dan memulihkan email Anda ke titik waktu yang disimpan. Inilah yang perlu Anda lakukan:
Temukan file cadangan. Catat lokasi dan jalur filenya.Buka Outlook.Tekan File, lalu klik Open & Export.Dalam menu di sebelah kanan, pilih Open Outlook Data File.Ini membuka File Explorer. Buka file cadangan. Klik di atasnya, lalu pilih Buka. Sistem akan mengembalikan Anda ke layar Outlook utama. Pada menu navigasi di sebelah kiri, gulir ke bawah hingga Anda melihat File Data Outlook. Kategori ini berisi item yang diambil dari file cadangan.Kategori ini mempertahankan format asli dan sistem folder.Anda dapat menarik dan melepaskan email untuk memindahkannya ke file lain.
Sekarang Anda memiliki akses ke email yang dicadangkan.
Cara Menyimpan dengan Cepat a Single Outlook Email
Terkadang, Anda tidak ingin repot menyimpan semua email dan membuka Outlook lagi saat Anda hanya membutuhkan satu atau beberapa email tertentu. Untungnya, ada beberapa solusi cepat untuk menyimpan satu email dari Outlook.
Metode 1 – Menyimpan Langsung ke Folder
Buka Outlook.Buka File Explorer dan arahkan ke tempat Anda ingin menyimpan email. Anda mungkin perlu meletakkan Outlook dan File Explorer dalam mode berjendela dan memindahkannya untuk akses yang lebih mudah. Seret email yang ingin Anda simpan dari Outlook ke folder. Outlook akan secara otomatis menyimpan email dalam format “Item Outlook”. klik email yang disimpan untuk membukanya di Outlook.
Metode 2 – Simpan sebagai TXT atau HTML
Buka email yang ingin Anda simpan di Outlook. Pilih File, lalu pilih Save As. File Explorer akan muncul. Pilih jalur tempat Anda ingin menyimpan email. Di bagian bawah File Explorer, klik panah di sebelah Save as type. Pilih Teks Saja untuk menyimpan dalam format .txt atau HTML untuk menyimpan email sebagai file .html. Setelah disimpan, email dapat diakses dengan editor teks Anda (seperti Notepad) jika dalam format .txt, atau browser Anda jika itu disimpan sebagai .html.
Menyimpan email dengan cara ini tidak menyimpan lampiran apa pun, jadi pastikan untuk mengunduhnya, ganti namanya jika perlu, dan simpan di samping email untuk akses nanti.
Metode 3 – Gunakan Tangkapan Layar untuk Menyimpan Gambar
Anda bisa juga menggunakan software screen capture untuk menyimpan isi email sebagai gambar. Metode ini dapat berguna untuk mereferensikan konten email dalam bentuk komunikasi lain, karena gambar mudah disematkan ke email dan pesan lainnya.
Jika Anda menggunakan Windows, versi yang lebih baru dilengkapi dengan perangkat lunak tangkapan layar yang sudah diinstal sebelumnya, bernama Snipping Tool (pada versi lama perangkat) dan Snip & Sketch. Atau, Anda dapat menggunakan tombol Print Screen pada keyboard Anda, lalu menempelkan gambar di Paint. Untuk perangkat Mac, prosesnya serupa. Gunakan pintasan Ctrl + Command + 4 untuk membuka fitur tangkapan layar terintegrasi, lalu seret garis bidik pilihan untuk menutupi area di atas email untuk menyimpannya. Untuk Linux, Anda dapat menemukan berbagai perangkat lunak tangkapan layar yang tersedia untuk diunduh, yang dapat digunakan untuk menyimpan email sebagai gambar. Atau, model berbasis GNOME memiliki utilitas Tangkapan Layar terintegrasi di menu Aplikasi > Aksesori. Beberapa versi OS Linux akan merespons tombol Print Screen pada keyboard Anda, seperti di sistem Windows.
Cara Menyimpan Beberapa Email Outlook ke Komputer Anda
Jika Anda ingin menyimpan lebih dari satu email sekaligus, tetapi tidak memerlukan seluruh email Anda perpustakaan, ada cara untuk memilih beberapa email untuk disimpan sekaligus. Inilah yang perlu Anda lakukan:
Buka Outlook. Pilih email yang ingin Anda simpan. Tahan Ctrl dan klik email untuk memilihnya satu per satu atau tahan Shift untuk memilih kumpulan email antara klik pertama dan kedua. Buka File > Save As. Di kotak dialog, buka folder yang ingin Anda simpan email masuk, beri nama file sesuai keinginan, dan pilih Teks Saja sebagai format untuk menyimpan. Outlook akan menyimpan semua email yang dipilih dalam satu file .txt. Anda dapat menggunakan editor teks untuk mengaksesnya.
Jika Anda ingin menyimpannya dalam file .txt terpisah, Anda harus menyimpan setiap email secara terpisah. Plugin Outlook tambahan yang tersedia secara online dapat memperluas fitur ini untuk menyimpan email dalam format file .txt atau alternatif yang terpisah.
FAQs
Bagaimana Cara Mengekspor Semua Alamat Email di Outlook?
Jika Anda ingin mengekspor daftar kontak Anda (yang juga berisi alamat email kontak Anda sebagai informasi lainnya), Anda dapat menggunakan langkah-langkah yang mirip dengan cara mengekspor email. Namun, informasi kontak dapat disimpan dalam format file berbeda yang lebih ramah pengguna dan dapat dibuka di Excel untuk manipulasi dan pengeditan cepat. Inilah yang perlu Anda lakukan:
1. Buka Outlook.
2. Pilih File > Buka & Ekspor > Impor/Ekspor.
3. Di Wizard Impor/Ekspor, pilih Ekspor ke file.
4. Pilih nilai yang dipisahkan koma (.csv) saat diminta untuk memilih jenis file.
5. Di menu pemilihan folder, pilih folder Kontak di bawah akun Anda.
6. Konfirmasi jalur file, atau ubah sesuai kebutuhan, beri nama file sesuai keinginan dan klik Next.
7. Tekan Selesai untuk memulai proses ekspor.
8. Dialog Impor/Ekspor akan ditutup saat proses selesai.
File .csv yang diekspor dapat dibuka di Excel. Ini akan menampilkan tabel besar dengan informasi kontak. Anda mungkin akan memiliki banyak sel kosong, dan ini benar-benar normal. Anda dapat menggunakan Excel untuk mengedit data, meskipun memasukkan konten tambahan mungkin membuatnya tidak dapat dibaca untuk Outlook jika Anda perlu mengimpor file nanti.
Anda dapat menggunakan file ini di perangkat atau layanan email lain untuk mengimpor informasi kontak.
Tampilan Baru di Outlook
Dengan Dengan fitur ekspor terintegrasi Outlook, Anda dapat mencadangkan dan memulihkan email jika Anda kehilangan akses ke akun email Anda, baik karena kata sandi yang hilang atau diretas. Dengan komunikasi online yang begitu umum, meluangkan beberapa menit waktu Anda untuk mencadangkan email secara teratur dapat menghemat sakit kepala karena mengacak-acak file yang hilang.
Seberapa sering Anda mengekspor email Outlook? Beri tahu kami di bagian komentar di bawah.