Zoho Forms adalah alat pembuat formulir online gratis yang membantu bisnis dan individu membuat berbagai jenis formulir dan mengumpulkan data sebagai respons. Artikel ini akan menunjukkan cara membangun dan menyematkan formulir serta mengumpulkan respons menggunakan Zoho Forms.
Untuk membangun dan menyematkan formulir serta mengumpulkan respons menggunakan Zoho Forms, pengguna harus membuat akun di situs webnya. Zoho Forms adalah layanan gratis yang memungkinkan pengguna membuat berbagai jenis formulir berdasarkan kebutuhan mereka, termasuk formulir untuk bisnis, pembuatan prospek, e-Commerce, pesanan, pendaftaran, keanggotaan, dan banyak lagi.
Untuk memulai, kunjungi situs web resmi Zoho Forms dan buat akun. Kemudian, klik “New Form”. Zoho Forms menawarkan beberapa cara untuk membuat formulir: formulir kosong (Blank form), formulir AI (AI forms), templat formulir (Form templates), formulir CRM (CRM forms), dan konversi PDF ke formulir (PDF to form). Dalam paket gratis, semua jenis formulir dapat dibuat kecuali formulir CRM, dan beberapa fitur juga tidak tersedia. Pilih salah satu opsi yang tersedia sesuai kebutuhan. Misalnya, untuk membuat formulir dari awal, klik “Blank Form”.
Jika memilih “Blank Form”, antarmuka Form Builder akan terbuka. Semua elemen yang ingin ditambahkan ke formulir tersedia di sisi kiri. Untuk menambahkan elemen, seret dan letakkan di Canvas yang tersedia di sisi kanan. Semua perubahan yang dibuat akan disimpan secara otomatis ke cloud. Setelah selesai, pengguna dapat melanjutkan ke langkah berikutnya, yaitu menentukan aturan untuk formulir. Langkah ini tidak wajib, namun membuat aturan akan membantu mendapatkan data yang lebih terstruktur dan andal.
Klik tab “Rules” untuk menentukan aturan. Pengguna dapat membuat berbagai aturan seperti Field Rules, Choice-based Field Rules, Form Rules, dll. Namun, beberapa aturan tidak tersedia dalam paket gratis. Aturan dibuat berdasarkan konsep If-Then. Pilih kategori dan klik “Create Now” untuk menentukan aturan. Pilih kondisi, lalu definisikan tindakannya. Contohnya, membuat aturan yang mengirim email ke manajer jika pengguna memberikan peringkat kurang dari 2. Pilih “Rating” di drop-down, lalu pilih kondisi “Is Less Than,” dan masukkan 2. Sekarang, pilih “Email” sebagai tindakan dan konfigurasikan email otomatis. Klik “Add”.
Banyak tema tersedia di bawah tab “Themes” untuk dipilih. Pengguna juga dapat membuat tema dari awal. Untuk melihat pratinjau formulir, klik ikon mata. Pratinjau tersedia dalam versi Desktop, Tablet, dan Seluler.
Zoho Forms juga memungkinkan pembuatan formulir dengan AI. Klik “New Form” > “AI Forms”. Ketik prompt untuk formulir, misalnya “Create a job application form.” Pilih nada konten dan klik “Generate”. Formulir lamaran kerja akan dibuat dalam beberapa detik. Tinjau formulir dan klik “Create Form” atau “Regenerate” untuk membuatnya lagi. Setelah formulir dibuat, pengguna dapat menyesuaikannya sesuai kebutuhan.
Untuk menggunakan templat, klik “New Form” > “From Templates”. Tersedia lebih dari 100 templat yang dapat dipilih berdasarkan kategori seperti Halloween, konstruksi, sumber daya manusia, kedokteran, keanggotaan, dll. Pengguna juga dapat melihat pratinjau templat sebelum menggunakannya.
Zoho Forms juga memungkinkan konversi dokumen menjadi formulir online melalui opsi “PDF to Form”. Format file yang didukung adalah PNG, JPG/JPEG, dan PDF. Klik “Upload” untuk mengunggah dokumen dan mengubahnya menjadi formulir online. Dokumen yang diunggah dapat dipratinjau sebelum dikonversi.
Menyematkan formulir Zoho Forms ke situs web cukup mudah. Buka formulir, pilih tab “Share”, lalu pilih “Embed” dari panel kiri. Akan ada berbagai opsi penyematan. Untuk menyematkan formulir ke situs web, pilih iFrame dan salin kodenya. Setelah itu, sematkan kode ini ke situs web. Jika situs web di-hosting di WordPress, buat halaman baru, lalu sisipkan blok HTML, tempel kode yang disalin, dan publikasikan halaman tersebut. Formulir juga dapat disematkan sebagai pop-up lightbox, sehingga pengguna mendapatkan formulir pop-up ini di setiap postingan yang mereka baca di situs web.
Untuk melihat respons yang dikirimkan oleh pengguna, buka “My Forms”, arahkan kursor mouse ke formulir, dan klik “All Entries”. Semua entri akan tersedia di sana. Respons dapat diekspor sebagai CSV dan PDF.
Zoho Forms mendukung integrasi formulir dengan berbagai aplikasi untuk mentransfer data dan mengotomatiskan alur kerja. Beberapa aplikasi ini termasuk Excel, Google Sheets, Google Calendar, Outlook Calendar, Zoho Desk, Zoho Analytics, Microsoft Teams, Salesforce, dll. Dengan demikian, pengguna dapat membuat dan menyematkan formulir serta mengumpulkan respons menggunakan Zoho Forms.
Zoho Forms dapat disesuaikan. Zoho Builder digunakan untuk mendesain dan menyesuaikan formulir. Elemen dapat ditambahkan dengan menyeretnya dari panel kiri dan meletakkannya di tempat yang diperlukan pada formulir. Selain itu, setiap elemen formulir juga dapat disesuaikan dengan membuka propertinya.
Meskipun Google Forms juga merupakan pembuat formulir online, Zoho Forms dianggap lebih unggul karena beberapa fitur utama. Google Forms memiliki fitur yang terbatas. Templat yang sudah ditentukan tersedia di kedua platform; namun, Zoho Forms menawarkan lebih dari 100 templat, sedangkan Google Forms hanya menawarkan beberapa. Selain itu, Zoho Forms memungkinkan pembuatan formulir dengan AI dan dari dokumen, fitur yang tidak tersedia di Google Forms.