Ketika Gmail Anda penuh dengan email, Anda dapat menghapus yang terlama, tetapi Anda tidak akan dapat meninjaunya di masa mendatang jika diperlukan. Mengarsipkan email lama mungkin merupakan hal terbaik untuk dilakukan karena Anda dapat membatalkan pengarsipannya nanti jika Anda membutuhkannya.

Pelajari cara mengarsipkan email di Gmail dan cara mendapatkannya kembali dalam artikel di bawah ini.

Mengarsipkan Email di Gmail

Anda dapat menghapus email Anda yakin Anda tidak akan membutuhkannya di masa mendatang dan arsipkan yang mungkin Anda perlukan untuk alasan apa pun. Email dengan kode, kata sandi, informasi sensitif, dan sebagainya dapat diarsipkan hanya dengan beberapa klik, tetapi selalu yang terbaik adalah menghapus pesan tersebut. Namun, simpan (sebagai PDF, mungkin) di tempat lain di luar Gmail, seperti di folder terenkripsi.

Lokasi Email yang Diarsipkan di Gmail

Semua email yang diarsipkan menghilang dari folder "Kotak Masuk" dan dipindahkan ke folder "Semua Surat", tempat Anda dapat mengaksesnya kapan pun Anda mau. Satu-satunya kelemahan adalah bahwa mereka bercampur dengan yang lainnya dan dapat menjadi tantangan untuk ditemukan. Skenario ini karena Gmail TIDAK memiliki folder atau label "arsip". Di bawah, Anda akan menemukan trik yang memecahkan masalah penyortiran Anda.

Catatan: Jika Anda menerima balasan baru ke email yang diarsipkan di Gmail, pesan secara otomatis akan ditempatkan kembali ke folder "Kotak Masuk".

Cara Mengarsipkan Email di Gmail

Membuat ruang di folder "Kotak Masuk" Anda memungkinkan Anda menemukan email penting/penting dengan lebih mudah. Jadi, ketika Anda ingin mengarsipkan beberapa email yang tidak Anda butuhkan saat ini, Anda dapat dengan mudah mengarsipkannya dan melihatnya di folder "Semua Surat". Namun, karena mereka bercampur dengan semua pesan lain, ada solusi untuk memisahkannya dari yang lain. Berikut cara melakukannya:
Masuk ke Akun "Gmail" Anda. Di menu navigasi kiri, gulir ke bawah dan klik "Lainnya." Gulir ke bawah sekali lagi dan pilih "Buat label baru." Ketik nama folder untuk mewakili arsip Anda, tetapi JANGAN memilih folder induk. Langkah ini membuat folder untuk menyimpan arsip Anda sebelum Anda mengarsipkannya sehingga mudah ditemukan nanti. Di panel navigasi kiri, gulir ke bawah dan pilih folder "Semua Surat". Folder/label ini menampilkan setiap pesan di akun Anda di mana pun mereka berada. Klik "" (kotak 'Pilih/Batalkan') di sebelah setiap pesan yang ingin Anda beri label ulang/pindah. Jika Anda mengacaukan, cukup klik lagi untuk membatalkan pilihan. Klik "" (ikon 'Label') di bagian atas. "Pindah ke" BUKAN pilihan di sini karena menghapus email dari folder "Kotak Masuk". Di menu "Label", hapus centang semua kotak untuk memulai yang baru. Jika ada "minus" di kotak, klik dua kali untuk menghapus centang. JANGAN klik "Terapkan". Centang "Kotak Masuk", lalu centang kotak "Arsip" atau apa pun yang Anda sebut folder. Jika ada "minus" di kotak folder, klik untuk mengubahnya menjadi tanda centang, lalu klik "Terapkan" setelah selesai. Gmail kembali ke folder "Semua Surat". Setiap email dari langkah sebelumnya sekarang menampilkan dua label: “Kotak Masuk” dan “Arsip.” Centang kotak di samping setiap email yang ingin Anda arsipkan, lalu klik “” (ikon 'Arsip'). Email menghilang dari kotak “ folder Inbox” tetapi tetap berada di folder “Archives”. Itulah mengapa Anda terus mencentang "Kotak Masuk" dan mengapa Anda menggunakan label alih-alih memindahkannya. Anda akan melihat label saat berada di folder "Semua Surat". Di folder "Arsip", konfirmasikan bahwa email telah diarsipkan dengan mengarahkan kursor ke masing-masing email. "Ikon arsip" di paling kanan setiap pesan berwarna abu-abu (abu-abu lebih terang) jika diarsipkan, dan tidak akan menunjukkan tangan saat di atasnya.
Dalam proses di atas, Anda membuat folder arsip untuk menyimpan email Anda yang dapat diarsipkan, memberi label setiap email ke “Kotak Masuk” dan “Arsip”, mengarsipkannya secara manual, dan dapat melihatnya di folder “Arsip untuk pengambilan yang mudah. Menggunakan "Pindahkan ke" bukanlah pilihan karena menghapus email dari folder "Kotak Masuk". Itu sebabnya Anda harus menggunakan label sebagai gantinya.

Setelah Anda menambahkan folder "Arsip", Anda dapat menggunakannya untuk kebutuhan di masa mendatang. Jangan lupa untuk menggunakan label alih-alih opsi "Pindahkan ke" atau itu tidak akan berfungsi.

Email yang Anda pilih sekarang muncul di folder "Arsip", siap untuk dibatalkan pengarsipan jika Anda membutuhkannya, seperti yang dibahas di bawah ini. Anda tidak perlu memilah-milah banyak email untuk menemukan yang diarsipkan karena disimpan di folder "Arsip" Anda. Seperti yang disebutkan sebelumnya, balasan baru juga membatalkan pengarsipan email.

Cara Mengarsipkan Semua Email Gmail atau dalam Massal

Anda dapat mengarsipkan salah satu atau semua email Anda dengan beberapa klik mudah. Kotak Masuk Anda menjadi kosong, tetapi kumpulan email masih akan terlihat membingungkan di folder "Semua Surat", jadi cobalah untuk menghapus yang Anda yakin tidak akan diperlukan sebelum Anda mulai mengarsipkan. Anda juga memiliki opsi untuk membuat folder cadangan agar mudah dilihat nanti, sebagaimana dirujuk sebagai "Arsip" di atas, lalu menggunakannya sebelum mengarsipkan email apa pun.

Anda dapat menyesuaikan apa yang akan diarsipkan dengan menggunakan opsi tarik-turun di sebelah kotak "Pilih Semua" . Pilih email yang telah dibaca atau belum dibaca, berbintang, atau bahkan tidak berbintang jika diinginkan. Inilah yang harus Anda lakukan untuk mengarsipkan semua email Anda bersama-sama atau secara massal:
Klik "" (ikon 'Pilih/Batalkan Pilihan') di bagian atas, di atas semua email. Pilih "Semua", "Baca", " Belum dibaca”“Berbintang”, atau “Tidak Berbintang” tergantung pada apa yang ingin Anda arsipkan. Setelah semua email Anda dipilih, klik “” (ikon Arsip), dan semua email Anda akan ditransfer ke folder “Semua Surat”. Klik "OK" ketika jendela konfirmasi massal muncul.
Semua email yang Anda pilih sekarang muncul di folder "Semua Surat" dan tidak lagi ditampilkan di "Kotak Masuk." Anda dapat memilih untuk membuat folder "Arsip" seperti di bagian lain di atas sebelum mengikuti langkah-langkah di sini, kemudian semua email yang diarsipkan menjadi mudah ditemukan nanti.

Cara Menghapus Pengarsipan Email di Gmail

Anda dapat mengembalikan semua email yang diarsipkan kembali ke folder aslinya kapan saja. Ikuti langkah-langkah ini untuk melakukannya:
Jika Anda mentransfer semua email yang diarsipkan ke folder terlebih dahulu, buka folder itu untuk melihatnya. Jika tidak, gulir ke bawah menu navigasi kiri dan pilih "Lainnya," lalu buka folder "Semua Surat". Pilih email yang ingin Anda batalkan pengarsipannya, lalu klik "" (Pindah ke ikon). Pilih "Kotak Masuk" dari daftar folder.
Sekarang, semua email yang telah Anda pilih kembali ke folder “Kotak Masuk”.

Arsip Email di Perangkat Seluler

Anda juga dapat mengarsipkan email dari perangkat seluler. Prosesnya sangat mirip dengan yang di atas, dan berfungsi untuk perangkat iOS dan Android. Inilah yang harus Anda lakukan:
Buka aplikasi "Gmail" di ponsel cerdas atau tablet Anda. Buka folder "Semua Surat" untuk melihat semuanya, lalu centang "lingkaran" di samping setiap email yang ingin Anda arsipkan atau ketuk lagi untuk batalkan pilihannya. Jika Anda membuat folder "Arsip" terlebih dahulu, seperti pada bagian sebelumnya di atas, ketuk "" (ikon 'Opsi') di bagian atas. Jika tidak, lewati ke "Langkah 7." Pilih "Ubah label" dari daftar opsi. Hapus centang semua kotak, lalu centang label "Kotak Masuk" dan "Arsip". Anda ingin email disimpan di kedua folder. Buka folder "Semua Surat" untuk melihat semuanya, lalu centang "lingkaran" di sebelah setiap email yang ingin Anda arsipkan. Mereka harus menunjukkan dua label: "Kotak Masuk" dan "Arsip". Anda mungkin perlu memutar ke mode lansekap untuk melihat label. ketuk “" (ikon Arsip) di bagian atas untuk mengarsipkan email yang dipilih secara otomatis. Setiap email yang dipilih menghilang dari folder “Kotak Masuk”. Jika Anda membuat folder "Archives" dan memberi label email seperti itu, mereka tetap berada di folder "Archives" untuk referensi di masa mendatang.
Email yang telah Anda pilih sekarang muncul di folder "All Mail" dan tetap berada di "Archives" yang baru dibuat folder jika Anda memilih opsi itu sebelumnya.

Cara Membatalkan Pengarsipan Email Menggunakan Aplikasi Gmail
Buka aplikasi "Gmail" di ponsel cerdas atau tablet Anda. Di menu navigasi kiri, gulir ke bawah dan pilih folder "Semua Surat" dan pilih email yang ingin Anda batalkan pengarsipannya. Anda juga dapat memilih folder "Arsip" jika Anda membuatnya dan hanya melihat email yang diarsipkan. Jika email diarsipkan, ketuk "" (menu 'Opsi') dan pilih "Pindahkan ke Kotak Masuk" dari daftar. Jika opsi yang tercantum tidak ada, email tidak diarsipkan.
Email yang telah Anda pilih sekarang akan muncul kembali di folder "Kotak Masuk" dan menjadi tidak diarsipkan.

Dalam penutupan, beberapa email lebih penting daripada yang lain, jadi wajar saja jika Anda ingin menyimpannya untuk digunakan di masa mendatang. Anda telah membaca cara mengarsipkan email sambil tetap menyimpan cadangan, dan cara melakukannya di PC dan perangkat seluler. Anda membuat folder cadangan yang disebut "Archives," email berlabel untuk "Inbox" dan "Archives," mengarsipkan email yang dipilih, dan memiliki akses ke mereka di folder "Archives" daripada memilah-milah folder "All Mail". Anda sekarang siap untuk mengelola email Anda, dan Anda tidak perlu khawatir tentang kotak masuk yang meluap.