Menggunakan Google Drive memiliki banyak manfaat. Layanan penyimpanan data gratis memungkinkan Anda untuk menyimpan file penting, berbagi dokumen, gambar, dan banyak lagi. Selain itu, ini juga merupakan alat yang hebat jika Anda sering bepergian, karena Anda dapat mengunduh aplikasi ke ponsel cerdas Anda, tempat semua informasi Anda akan disimpan di cloud.
Jika Anda adalah pengguna setia Google Drive dan sering berbagi file dengan banyak orang, mungkin sulit untuk melacak dengan tepat siapa yang memiliki akses ke mereka.
Dalam artikel ini, kami akan mengeksplorasi bagaimana Anda dapat melihat siapa yang melihat dan mengunduh file Google Drive Anda dan tindakan yang dapat Anda lakukan untuk membatasi ini.
Teruskan baca untuk mengetahui lebih lanjut.
Cara Melihat Siapa yang Mengunduh File Google Drive
Apakah Anda menggunakan Google Drive untuk alasan pribadi atau bisnis, data Anda tidak dapat diunduh kecuali dibagikan atau seseorang memiliki akses ke informasi login pribadi Anda. Berbagi file itu mudah ketika datang ke Google Drive, dan begitu juga melihat apakah ada file Anda yang telah diubah.
Anda dapat melihat siapa yang mengunduh file dari akun Google Drive dengan salah satu dari 2 metode. Jika Anda membayar untuk akun Google Apps Unlimited atau akun Google Apps for Education, Anda dapat melihat siapa yang mengunduh file. Atau, Anda dapat menambahkan add-on dan mulai memantau. Ini hanya akan berfungsi dari titik Anda menambahkan add-on.
Sebelum menentukan siapa yang mengunduh file Anda, Anda mungkin ingin memulai dengan melihat semua orang yang memiliki akses ke file tersebut. Anda bisa mendapatkan informasi ini menggunakan komputer atau smartphone Anda. Ini adalah langkah-langkahnya:
Buka file yang dimaksud. Klik kanan atau ketuk ikon untuk “opsi” dan tekan “Bagikan.” Setelah Anda melakukannya, Anda akan melihat daftar orang yang memiliki akses ke file Anda dan document.
Anda mungkin pertama kali melihat beberapa perubahan pada dokumen Anda (edit, komentar, unggah ke folder baru, dll.). Untuk mendapatkan gambaran yang jelas tentang bagaimana dan kapan perubahan ini terjadi, Anda harus memiliki akses ke riwayat Anda. Begini caranya:
Dari PC Anda:
Buka ke drive.google.com.Klik “Drive Saya”, yang terletak di sisi kiri. Pilih ikon info (lingkaran abu-abu dengan huruf kecil “i” putih di tengah) di sudut kanan atas. Tekan “Aktivitas” untuk mengakses perubahan terbaru. Untuk lebih spesifik, Anda dapat memilih file atau folder untuk melihat spesifik aktivitas. Untuk perubahan yang lebih lama, gulir di sisi kanan.
Dari Ponsel atau tablet Android:
Mulai dengan membuka aplikasi Google Drive.Temukan file yang ingin Anda periksa dan ketuk tiga titik.Pilih “Details” lalu “Aktivitas.” Gulir ke bawah hingga Anda melihat aktivitas terbaru Anda.
Mengakses riwayat Anda adalah yang pertama langkah untuk melihat apakah ada orang yang telah mengunduh, atau merusak, file Google Drive Anda.
Namun, layanan ini tidak memungkinkan Anda melihat siapa yang telah mengakses file Anda, hanya saja file tersebut telah diubah.
Untungnya, ada cara untuk melakukan ini . Dengan mengunduh Google Apps Unlimited, pengguna dapat langsung memantau setiap unduhan di Google Drive atau Google Documents. Setelah pengunduhan perangkat lunak selesai, Anda akan dapat mengakses Konsol Admin Google Apps.
Dari sini, ikuti langkah-langkah berikut untuk komputer dan ponsel cerdas Anda:
Buka Konsol Admin Google Apps dan klik “Laporan.” Pilih “Audit” lalu “Drive .”Di sini, Anda dapat melihat semua jenis informasi, termasuk perubahan apa yang dibuat oleh pengguna mana. Ini juga mencakup tanggal dan waktu perubahan yang dibuat. Di sisi kanan halaman, Anda akan melihat bagian “Filter”. Klik, atau ketuk this.
Setelah Anda mengakses “Filter”, Anda akan dapat membuat filter untuk setiap pengguna yang mengunduh file Anda. Halaman tersebut akan memberi Anda nama pengguna, alamat IP, dan tanggal dan waktu mereka mengunduh dokumen Anda.
Tetapi bagaimana jika Anda tidak ingin membayar ekstra untuk mengetahui siapa yang ada di file Anda? Jangan takut, karena ada cara alternatif untuk mengakses informasi ini.
Anda dapat menambahkan aplikasi Orangedox gratis ke Google Drive Anda dan menggunakan layanan ini secara gratis dari komputer dan ponsel cerdas Anda.
Kelemahan menggunakan fitur gratis ini adalah hanya melacak aktivitas Anda setelah Anda mengunduh aplikasi. Apa pun sebelum ini tidak dapat dilihat.
Jika Anda baru menggunakan Google Drive dan ingin mengambil tindakan pencegahan dengan melacak aktivitas apa pun di masa mendatang (termasuk siapa yang mengunduh file Anda), sebaiknya unduh aplikasi ini segera setelah Anda mulai menggunakan Google Drive.
Berikut caranya lacak file dan dokumen Google Anda setelah Anda mengunduh aplikasi.
Buka ke situs web resmi dan klik “Mulai Gratis.” Masuk ke akun Google Drive Anda untuk menyinkronkan file Google Drive Anda ke Orangedox tanpa Anda harus mengunggah apa pun.On sisi kiri layar, pilih “Bagikan Tautan”, lalu klik “Mulai” untuk memungkinkan Anda berbagi langsung dari Google Drive Anda. Pilih dokumen yang ingin Anda bagikan. Pada titik ini, Anda juga akan diberikan opsi untuk menambahkan kata sandi untuk keamanan ekstra. Klik “Selesai.” Di bawah “Label Referensi,” ketik di mana Anda ingin file Anda dibagikan (misalnya, “Bagikan di Situs Web”), dan tautan unik akan disediakan untuk dokumen bersama Anda. Untuk melihat siapa yang telah mengakses file Anda, kembali ke Orangedox dan klik “Terbitkan.” Di sini Anda akan disajikan dengan dua opsi tampilan. Satu untuk “Dilihat” dan satu untuk “Dibuat”. Di bawah “Dilihat”, Anda akan dapat melihat siapa yang melihat dan mengunduh halaman Anda.
Jangan Biarkan (Google) Membuat Anda Gila
Membuat file Anda dirusak atau diunduh tanpa sepengetahuan Anda dapat menyebabkan banyak ketidaknyamanan. Mengetahui cara memperbaiki masalah sangat penting dalam beberapa kasus, terutama jika folder kerja penting sedang diubah.
Jika Anda baru menggunakan Google Drive, mengambil tindakan pencegahan dengan menambahkan aplikasi seperti Orangedox ke perangkat Anda dapat menghemat banyak waktu dan tenaga (dan uang) dalam jangka panjang. Sedangkan jika Anda telah menggunakan sistem untuk sementara waktu, mungkin ada baiknya berinvestasi di aplikasi yang tepat untuk membuat Anda kembali ke jalurnya.
Pernahkah Anda menjadi korban karena file Google Drive Anda diunduh tanpa persetujuan Anda? Metode apa yang Anda gunakan untuk menyelesaikan masalah ini? Beri tahu kami di komentar di bawah.