Google Calendar out-of-office notification memungkinkan Anda menunjukkan ketersediaan Anda, atau ketidaktersediaan sesuai keadaan. Anda dapat dengan mudah memberi tahu orang-orang bahwa Anda tidak berada di kantor dan berapa lama Anda akan pergi. Saat menggunakan fitur ini, Google Kalender menolak rapat secara otomatis hingga Anda kembali.
Menggunakan Fitur Google Kalender Di Luar Kantor
Saat Anda harus keluar dari kantor, masuk akal untuk memberi tahu mereka yang mungkin perlu menghubungi Anda. Ini bisa menjadi klien atau kolega. Menggunakan fitur Google Kalender di luar kantor memungkinkan Anda melakukannya dengan mudah.
Menyiapkan di Komputer
Dengan menggunakan komputer, Anda dapat mengatur Google Kalender di luar kantor dengan mudah. Kiat: Chrome memungkinkan Anda mengakses semua aplikasi Google di tab atau laman jendela baru.
Buka Google Kalender.Pilih “Buat”.Pilih “Di luar kantor”.Masukkan tanggal acara. Anda bebas menambahkan periode tertentu juga.Pengaturan penolakan dapat diubah, dan Anda dapat menambahkan pesan penolakan.Pilih “Simpan.”Pengaturan di Android dan iOS
Fitur Google Kalender ini juga dapat diatur dengan mudah menggunakan perangkat Android dan iOS . Anda dapat mengerjakannya di mana pun Anda berada.
Buka Google Kalender.Ketuk “Buat” di bagian bawah, yang ditunjukkan dengan tanda plus.Ketuk “Tidak di kantor.”Pilih tanggal Anda berencana untuk tidak di kantor . Jika suka, Anda juga dapat menentukan waktunya. Ketuk save
Fitur ini memungkinkan Anda menjadwalkan acara di luar kantor yang berulang di luar waktu dan hari yang dipilih. Dengan menambahkan tidak di kantor di Kalender Google Anda sebagai acara, kalender akan menolak undangan acara apa pun yang tumpang tindih dengan waktu tersebut. Metode tidak di kantor ini memungkinkan Anda mencabut dan berhenti menerima permintaan rapat.
Catatan: Fitur ini tersedia untuk Google Workspace melalui sekolah atau kantor. Itu tidak bekerja dengan akun pribadi.
Menyiapkan Kalender Google Di Luar Kantor untuk Jam Kerja
Google Kalender memungkinkan Anda menyesuaikan penjadwalan jam kerja Anda. Di masa lalu, Anda harus menetapkan jam kerja untuk satu periode dan kemudian mengulanginya untuk hari-hari lain dalam seminggu. Kalender Google memungkinkan Anda menyesuaikan jam kerja untuk setiap hari dalam seminggu. Kalender juga dapat dibagikan.
Ketika Anda menyetel jam kerja, dan seseorang mencoba menjadwalkan rapat di luar jam tersebut, pemberitahuan otomatis akan dikirim untuk memberi tahu mereka tentang ketidaktersediaan Anda.
Fitur bermanfaat lainnya adalah kemampuan Kalender Google untuk menentukan jam kerja secara otomatis . Ini didasarkan pada riwayat penjadwalan Anda. Jika sarannya tidak tepat, saran tersebut dapat diubah.
Saat mengatur jam kantor, zona waktu tidak menjadi masalah. Sebagai gantinya, Google secara otomatis menyimpulkan zona waktu. Ini menghilangkan kemungkinan kebingungan.
Mengatur Balasan Otomatis Saat Di Luar Kantor
Beberapa orang juga menyebut pemberitahuan di luar kantor sebagai respons liburan dan sebaiknya tambahkan saat Anda akan pergi. Menyiapkan akun Gmail Anda untuk balasan otomatis relatif mudah.
Menyiapkan di Komputer
Menyiapkan balasan otomatis di komputer melibatkan beberapa langkah. Namun melakukannya dengan benar akan memberi Anda hasil yang diinginkan.
Buka Gmail.Pilih ikon roda gigi di bagian atas untuk membuka setelan.Pilih “Lihat semua setelan”. Gulir ke bawah ke “Penjawab kala libur”. Klik “Penjawab kala libur aktif”. , baris subjek, dan pesan Anda. Jika Anda ingin balasan liburan Anda hanya dilihat oleh kontak Anda, centang kotak di bawah pesan Anda. Pilih “Simpan perubahan.”Menyiapkan Penjawab Kala Liburan di Android dan iOS
Banyak template di web dapat digunakan untuk menulis pesan respons otomatis yang baik. Itu harus profesional namun ramah.
Buka Gmail.Catatan penting: Langkah ini tidak bekerja pada aplikasi email prainstal pada perangkat Apple.Ketuk menu hamburger di sebelah kiri.Gulir ke bawah dan ketuk “Pengaturan.”Pilih akun yang Anda ingin menyiapkan balasan otomatis. Pilih “Penjawab saat liburan”. Alihkan sakelar untuk mengaktifkan penjawab. Masukkan rentang tanggal, baris subjek, dan pesan Anda Ketuk “Selesai” di Android atau “Simpan” di iOS. Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan Saat Menggunakan Auto-response
Mengetahui lebih banyak tentang fitur ini dan cara kerjanya akan meningkatkan pengalaman Anda. Beberapa hal yang perlu diingat tentang balasan liburan di Gmail meliputi:
Balasan otomatis berlaku mulai tengah malam saat Anda menjadwalkan acara di luar kantor hingga pukul 11:59 pada hari terakhir yang dijadwalkan. Ini dapat diubah sebelum waktu ini berakhir. Jika Anda menerima pesan spam, pesan tersebut tidak mendapatkan tanggapan otomatis. Ini juga berlaku untuk pesan yang diterima sebagai bagian dari milis. Jika akun Google Workspace yang Anda gunakan adalah akun organisasi, Anda dapat menyiapkan berbagai hal sehingga hanya mereka yang ada di organisasi tersebut yang akan menerima tanggapan otomatis. Jika Anda dihubungi oleh satu orang beberapa kali selama periode tersebut, ada kemungkinan bahwa tanggapan otomatis akan dikirim hanya setelah email pertama. Namun, ada beberapa pengecualian di sini:Jika orang yang sama menghubungi Anda empat hari setelah email pertama dan Anda masih tidak tersedia.Jika Anda menyesuaikan respons otomatis dan orang yang sama mengirim email lain.Praktik Terbaik Terkait dengan Out-of- pesan kantor
Penting untuk membuat pesan di luar kantor yang dibaca secara profesional. Itu juga harus positif juga. Pesan yang baik harus mencakup hal-hal berikut:
Tanggal kapan Anda berencana untuk pergi dan kapan Anda berniat untuk kembali. Saat mengatur jam kantor Anda, Anda harus spesifik tentang waktu dan hari Anda tersedia. Perkiraan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memberikan tanggapan. Cara lainnya, Anda dapat membuat kalender terlihat oleh semua orang atau membagikannya sehingga setiap orang dapat mengetahui kapan Anda akan atau tersedia. Apa yang harus dilakukan penerima jika terjadi keadaan darurat. Ini harus menyertakan nomor kontak seseorang yang dapat mereka hubungi. Pesan harus memiliki kepribadian tertentu. Meskipun Anda dapat menyusun pesan yang lucu, cerdas, dan tajam, sebaiknya tetap profesional dan ringkas dalam banyak kasus. Ingatlah untuk menggunakan sistem lain seperti Gmail untuk mencatat ketidakhadiran Anda juga. Setelah liburan Anda berakhir atau Anda kembali ke kantor, sebaiknya Anda santai kembali bekerja dengan melakukan beberapa hal. Ini termasuk:
Matikan semua pesan di luar kantor. Google menangani ini secara otomatis. Namun, Anda dapat memeriksa ulang untuk memastikannya. Selain itu, Anda dapat mematikan pesan secara manual jika Anda kembali lebih cepat dari yang diharapkan. Lihat kalender Anda untuk melihat janji temu dan tugas yang ditetapkan untuk hari itu. Ini memberi Anda kesempatan untuk bersiap-siap. Setelah memeriksa janji dan tugas Anda, atur sesuai prioritas. Mulailah dengan tugas-tugas penting terlebih dahulu dan biarkan orang lain mengikuti. Cobalah untuk santai saja. Mungkin perlu waktu untuk mengejar semuanya saat Anda pergi. Mengerjakannya dengan kepala jernih dan rencana memungkinkan Anda mengejar ketinggalan dengan lebih mudah. Patuhi jadwal: Setelah jadwal ditetapkan, patuhi itu. Hal ini memberikan keyakinan kepada klien, keluarga, dan kolega Anda bahwa mereka dapat menghubungi Anda. Rangkullah Otomatisasi dan Manfaatkan Fitur Google Kalender
Fitur di luar kantor Google Kalender menghilangkan beberapa ketidakpastian yang terkait dengan pembatalan janji temu dan keterlibatan secara manual. Dengan memanfaatkan fitur ini, Anda dapat menikmati waktu Anda tanpa khawatir pesan penting tidak mendapat balasan saat Anda sedang offline. Fitur tidak di kantor memberi tahu mereka kapan Anda akan pergi, dan setiap undangan rapat, dll., ditolak secara otomatis.
Sudahkah Anda mencoba fitur tidak di kantor Google Kalender? Seberapa baik itu bekerja? Beri tahu kami di bagian komentar di bawah.