Jika Anda memiliki selusin tugas yang harus dilakukan sebelum waktu makan siang, pintasan apa pun untuk mempercepatnya dipersilakan. Berikut adalah beberapa fitur penghemat waktu untuk Google Documents yang dapat membantu membuat dan mengedit dokumen menjadi lebih cepat.
1. Beberapa Pilihan Teks untuk Pemformatan Lebih Cepat
Google memperbarui Dokumen pada paruh pertama tahun 2022 untuk mempermudah pemilihan teks. Anda dapat mengambil beberapa bagian teks sekaligus untuk pemformatan lebih cepat atau bahkan penghapusan.
Klik dua kali sebuah kata atau gunakan kursor untuk menyeret bagian pertama teks. Di Windows, tahan Ctrl dan di Mac, tahan Command. Kemudian, klik dua kali atau seret melalui bagian berikutnya.
Lanjutkan proses sampai Anda memilih semua teks yang Anda inginkan. Anda kemudian dapat menuju ke bilah alat atau menu untuk menerapkan pemformatan font, menggunakan Hapus untuk menghilangkan teks, atau melakukan apa pun yang Anda inginkan dengan beberapa pilihan teks tersebut.
2. Penggantian Teks untuk Pintasan
Anda dapat menggunakan penggantian teks pada perangkat seluler sehingga Anda dapat mengetik “OMW” dan menampilkannya sebagai “sedang dalam perjalanan”. Anda dapat melakukan hal yang sama di Google Documents. Ini memberi Anda cara cepat untuk menyisipkan teks atau simbol yang sering Anda gunakan.
Buka Alat > Preferensi. Pilih tab Substitusi dan Anda akan melihat daftar pengganti yang ada.
Untuk menambahkan milik Anda, masukkan pintasan yang ingin Anda gunakan di kotak Ganti dan teks pengganti di kotak Dengan. Centang kotak untuk Substitusi Otomatis, klik “OK”, lalu coba pengganti Anda.
Catatan: Pemformatan seperti huruf besar mungkin tidak ditampilkan seperti itu.
3. Smart Chips untuk Penyisipan Cepat
Smart Chips memulai debutnya beberapa waktu lalu dengan memasukkan informasi kontak dan tanggal interaktif. Sekarang, Anda dapat menggunakan fitur untuk membangun blok, file, daftar, media, tanggal, judul, komponen halaman, tabel, dan banyak lagi.
Tempatkan kursor di tempat Anda ingin menampilkan opsi Smart Chip dan ketik simbol @ (At). Anda akan melihat daftar drop-down terbuka dengan daftar item yang dapat digulir yang disebutkan di atas.
Untuk mendapatkan item yang Anda inginkan lebih cepat, Anda dapat mengikuti simbol @ dengan nama kontak, nama file, atau nama item untuk apa yang Anda inginkan to insert.
Pilih item yang benar dalam daftar drop-down. Ini akan langsung muncul di dokumen Anda sehingga Anda dapat melanjutkan ke tugas berikutnya.
4. Menetapkan Item dan Tugas dengan Click
Saat Anda berkolaborasi di Google Dokumen, Anda mungkin membagi tugas untuk membuat atau mengedit dokumen. Menggunakan Komentar, Anda dapat menyebutkan kolaborator dan kemudian menetapkan mereka tugas.
Pilih teks, objek, atau gambar, lalu pilih “Tambahkan Komentar” (gelembung ucapan biru dengan tanda plus di dalamnya) di bilah alat mengambang di tepi kanan halaman.
Ketik simbol @ (At) diikuti dengan nama kolaborator dan secara opsional sertakan catatan. Kemudian centang kotak Tetapkan ke [nama] dan klik “Tetapkan.”
Orang yang Anda sebutkan akan diberi tahu bahwa Anda telah memberi mereka tugas dan Anda dapat melihat ketika mereka menyelesaikannya di riwayat komentar.
Fitur ini memungkinkan Anda dan kolaborator Anda untuk mendistribusikan pekerjaan dengan mudah dan mencatat semuanya di satu tempat.
5. Garis Besar Dokumen untuk Navigasi Bawaan
Meskipun Anda dapat membuat daftar isi untuk dokumen Anda dengan alat bawaan, Anda mungkin tidak menginginkannya menjadi bagian dari dokumen Anda. Sebagai gantinya, Anda dapat menggunakan kerangka dokumen untuk membuat navigasi ke lokasi dokumen secara otomatis.
Untuk menambahkan teks ke kerangka, formatlah sebagai gaya judul apa pun. Ketika Anda melakukannya, teks itu segera muncul di kerangka dokumen. Garis besar menampilkan judul dalam tata letak hierarki.
Untuk melihat garis besar, buka Lihat > Tampilkan Garis Besar lalu klik ikon Garis Besar di kiri atas dokumen.
Anda kemudian dapat dengan cepat bermanuver ke tempat mana pun di dokumen dengan mengklik judul yang sesuai di outline.
Tip: Anda juga dapat menambahkan ringkasan dokumen langsung di atas outline untuk ringkasan dokumen yang bagus.
6. Draf Gmail untuk Kolaborasi Mudah
Fitur Google Dokumen hebat lainnya untuk kolaborasi juga dapat menghemat waktu untuk tugas Anda sendiri. Anda dapat membuat pesan untuk Gmail dan mengirimkannya ke aplikasi email sebagai draf yang siap dikirim.
Buka Sisipkan > Blok Penyusun dan pilih “Draf Email” di menu pop-out.
Ketika blok muncul di dokumen Anda, tambahkan penerima, opsional kontak untuk CC dan BCC, subjek, dan pesan Anda. Setelah selesai, klik ikon Gmail di sebelah kiri.
Email itu kemudian masuk ke folder Konsep Anda di Gmail. Pergilah ke sana saat Anda siap mengirim email.
Untuk cara praktis berkolaborasi dalam pesan atau cara mudah membuat beberapa email di satu tempat, lihat fitur mengagumkan ini.
7. Kamus Pribadi untuk Kata-Kata Anda Sendiri
Jika Anda terbiasa menjalankan pemeriksaan ejaan dan tata bahasa di Google Documents, Anda akan menghargai fitur berikutnya ini. Dengan Kamus Pribadi, Anda dapat menambahkan kata-kata Anda sendiri yang tidak akan memicu peringatan pemeriksa.
Buka Alat > Ejaan dan Tata Bahasa dan pilih “Kamus Pribadi.”
Ketikkan kata Anda di kolom yang sesuai kotak dan klik “Tambah.” Anda dapat terus menambahkan lebih banyak kata dan mengklik “OK” setelah selesai.
Selanjutnya, Anda dapat memasukkan kata-kata itu ke dalam dokumen Anda dan menjalankan pemeriksaan ejaan tanpa khawatir kata-kata tersebut muncul sebagai salah eja. Ini mempercepat proses peninjauan Anda dan sangat bagus untuk nama pribadi atau produk yang tidak biasa.
Fitur Google Documents ini dapat menghemat banyak waktu Anda baik bekerja sendiri atau dengan tim. Ingatlah hal itu agar Anda dapat menghabiskan lebih banyak waktu untuk tugas lain dan lebih sedikit untuk membuat dan mengedit dokumen.
Itulah berita seputar 7 Fitur Google Documents Penghemat Waktu yang Perlu Anda Ketahui, semoga bermanfaat. Disadur dari HowToGeek.com.