Terkadang kami mencari tips dan fitur untuk melakukan sesuatu dengan lebih cepat. Kemudian, ada saat-saat lain ketika kita hanya ingin melakukannya dengan lebih baik. Di sini, kita akan melihat beberapa fitur Google Documents yang dapat meningkatkan dokumen Anda.
1. Gunakan Tabel untuk Menyusun Teks
Beberapa teks termasuk dalam paragraf, item biasanya masuk ke dalam daftar, dan kemudian ada detail yang terlihat lebih baik dalam sebuah tabel. Anda dapat menyisipkan tabel dengan mudah di Google Docs dan bahkan melihat salah satu templates.
Sebagai contoh, informasi di sini adalah dalam bentuk daftar yang baik-baik saja. Tapi tabel akan membuatnya terlihat rapi dan bersih.
Pilih tab Sisipkan, pindah ke Tabel, dan pilih jumlah kolom dan baris. Saat tabel muncul, masukkan data Anda ke dalamnya.
Anda dapat memformat font dalam tabel dengan huruf tebal atau berwarna, mengurutkan tabel agar mudah dilihat, dan mengatur ulang baris dan kolom jika Anda ingin menampilkan data secara berbeda. Jadi tabel tidak hanya terlihat bagus, tetapi juga memudahkan manipulasi teks.
Google Docs juga menyediakan beberapa template tabel. Anda dapat menggunakan Product Roadmap, Review Tracker, Project Assets, atau Launch Content Tracker. Setiap template memiliki judul dan daftar drop-down untuk dengan mudah memasukkan data yang Anda butuhkan. Tapi tentu saja, Anda dapat mengedit template agar sesuai dengan kebutuhan Anda.
Jika Anda tertarik untuk menggunakan template, masuk ke Sisipkan dan pindah ke Tabel > Template Tabel untuk melihat opsi.
Pilih yang Anda inginkan, dan itu muncul di Anda dokumen siap untuk Anda gunakan.
2. Masukkan Daftar Drop-Down untuk Memilih Item dengan Mudah
Jika Anda memiliki dokumen di mana Anda memiliki detail yang diperbarui dari waktu ke waktu, Anda dapat menyisipkan dan menyesuaikan daftar drop-down. Ini memungkinkan Anda atau tim Anda memilih item daripada mengetik, memformat, atau memasukkan informasi yang salah.
Pilih tab Sisipkan dan pilih “Dropdown.”
Anda akan melihat pasangan dari dropdown preset untuk Status Proyek dan Status Tinjauan. Ini adalah daftar drop-down yang sama yang digunakan dalam template tabel yang dibahas di atas. Untuk melihat item daftar, arahkan kursor Anda ke preset itu dalam daftar. Jika Anda menggunakan preset, Anda dapat mengeditnya agar sesuai dengan kebutuhan Anda.
Anda juga dapat membuat daftar Anda sendiri dengan memilih “New Dropdown” di kotak Document Dropdowns. Kemudian, beri nama daftar, masukkan item daftar Anda, pilih warna, dan tekan “Simpan.”
3. Tambahkan Ringkasan dan Garis Besar untuk Gambaran Umum
Untuk memberikan gambaran umum tentang dokumen Anda kepada pembaca, Anda dapat menggunakan fitur ringkasan dan garis besar bawaan.
Pilih ikon Tampilkan Garis Besar Dokumen di kiri atas dokumen Anda. Jika Anda tidak melihatnya, buka Lihat dan pilih “Tampilkan Garis Besar”.
Jika Anda ingin menyertakan Ringkasan, klik tanda plus dan ketik teks Anda.
Untuk menggunakan Garis Besar, format bagian dokumen Anda dengan judul. Pilih heading, masuk ke Format > Paragraph Styles dan pilih level heading dari menu pop-out.
Outline secara otomatis diperbarui untuk menyertakan heading Anda. Jika Anda menggunakan level heading yang berbeda, Anda juga akan melihat hierarki dalam kerangka. Pembaca Anda dapat memilih item dalam kerangka untuk langsung menuju ke bagian dokumen Anda.
4. Sertakan Daftar Isi untuk Navigasi
Ketika Anda membuat dokumen yang panjang atau sesuatu seperti manual, daftar isi dapat membantu Anda serta pembaca Anda menavigasi dokumen.
Google Documents menawarkan fitur untuk menyisipkan daftar isi dan tetap memperbaruinya. Masuk ke Sisipkan, pindah ke Daftar Isi, dan pilih salah satu gaya di menu pop-out.
Seperti garis besar di atas, Anda harus memformat bagian Anda dengan judul. Mereka kemudian akan ditampilkan dalam daftar isi secara otomatis.
Saat Anda menambahkan atau menghapus bagian dalam dokumen Anda, Anda dapat memperbarui daftar isi. Pilih tabel dan klik ikon pembaruan.
5. Berikan Akses Cepat ke Pembaca Menggunakan Tautan
Karena Google Documents adalah aplikasi berbasis web, menggunakan tautan untuk memungkinkan pembaca Anda dengan cepat mengunjungi sumber, file lain, atau situs web adalah sentuhan yang bagus.
Pilih teks, gambar, atau objek yang ingin Anda tautkan dan klik tombol Sisipkan Tautan di bilah alat atau buka Sisipkan > Tautan di menu.
Anda kemudian dapat menambahkan URL, memilih dokumen, atau bahkan menautkan ke suatu tempat di dokumen Anda. Klik “Terapkan” dan Anda akan melihat item Anda tertaut.
Saat Anda meletakkan kursor di tautan, Anda akan melihat chip pratinjau muncul. Pilih tautan untuk membukanya di tab browser baru (kecuali untuk lokasi di dokumen Anda.)
6. Gunakan Penanda untuk Melompat ke Lokasi Dokumen
Seperti yang disebutkan di atas, menambahkan tautan ke dokumen sangat membantu pembaca Anda. Dan karena Anda dapat menautkan ke tempat-tempat di dokumen Anda menggunakan fitur itu juga, pertimbangkan untuk menambahkan bookmark.
Google DocumentsAnda mungkin memiliki tabel, nama, atau teks tertentu yang tidak diformat sebagai judul untuk dimasukkan dalam garis besar atau daftar isi. Dengan menggunakan bookmark, pembaca Anda dapat langsung menuju ke lokasi tersebut dalam dokumen. Selain itu, Anda dapat menyalin tautan bookmark jika ingin membagikannya melalui email atau chat.
Pilih teks atau item yang ingin Anda bookmark. Buka tab Sisipkan dan pilih “Bookmark.”
Anda akan melihat ikon bookmark yang dilampirkan ke teks atau item. Dari sana, Anda dapat menggunakan ikon salin untuk mengambil tautan untuk dibagikan di tempat lain jika Anda mau.
Untuk menambahkan tautan ke bookmark di dokumen Anda, ikuti langkah-langkah di atas untuk menyisipkan tautan. Kemudian, pilih “Headings and Bookmarks” di bagian bawah menu pop-up dan pilih bookmark.
Anda akan melihat item tertaut di dokumen Anda. Anda dan pembaca Anda cukup memilih tautan dan klik “Bookmark” untuk mengunjungi tempat itu.
Apakah Anda menggunakan tabel untuk tampilan yang bersih, daftar drop-down untuk memasukkan item dengan mudah, atau ringkasan dan garis besar untuk ikhtisar, beberapa ini Fitur Google Documents dapat membuat dokumen Anda lebih menarik dan bermanfaat bagi pembaca Anda.
Itulah berita seputar 6 Fitur Google Documents untuk Membantu Anda Membuat Dokumen yang Lebih Baik, semoga bermanfaat. Disadur dari HowToGeek.com.