Ketika Anda perlu mencetak surat atau mengirim email ke banyak pelanggan, klien, atau karyawan, Anda dapat melakukannya dengan cepat menggunakan gabungan surat. Dengan wizard gabungan surat di Microsoft Word, Anda dapat mengaturnya hanya dalam beberapa menit.



Gabungan surat memungkinkan Anda menyusun dasar pesan, menyisipkan nama, dan membuat semua huruf sekaligus. Bagian yang bagus tentang wizard gabungan surat Word adalah Anda dapat menggunakan daftar yang ada atau membuatnya dengan cepat. Anda juga dapat menyesuaikan berbagai bagian surat dan menggunakan penggabungan untuk label atau amplop selain email dan surat.

Membuat Gabungan Surat di Word


Dengan popularitas pengiriman email bisnis, dibandingkan dengan surat fisik, mari gunakan contoh membuat gabungan surat email. Buka dokumen Microsoft Word dan buat pesan Anda.



Saat Anda menyelesaikan pesan dan siap membuat gabungan, buka tab Surat. Gunakan panah tarik-turun Mulai Penggabungan Surat untuk memilih “Wizard Penggabungan Surat Langkah-demi-Langkah.”







Anda akan melihat bilah sisi terbuka di sebelah kanan yang memandu Anda melalui proses penggabungan surat. Tandai opsi Pesan Email di bagian atas dan klik “Berikutnya: Memulai Dokumen” di bagian bawah.





Advertisement

Selanjutnya, pilih opsi Use the Current Document. Jika Anda ingin memulai yang baru dengan template atau dari dokumen yang berbeda, pilih opsi itu sebagai gantinya.



Klik "Berikutnya: Pilih Penerima" di bagian bawah bilah sisi.






Tambahkan Penerima


Sekarang Anda dapat memilih daftar penerima atau membuatnya dengan yang berikut ini options.



TERKAIT:Cara Membuat Label Surat di Word dari Daftar Excel



Gunakan Daftar yang Ada: Pilih opsi ini dan klik "Jelajahi" untuk mencari file Anda. Saat dibuka di Word, Anda akan melihat kotak tempat Anda dapat menyaring daftar jika Anda mau. Urutkan, filter, temukan duplikat, atau validasi alamat. Anda juga dapat menggunakan kotak centang untuk memilih dan membatalkan pilihan penerima.







Pilih Dari Kontak Outlook: Tandai opsi ini dan klik "Pilih Folder Kontak" untuk memilih folder. Anda kemudian akan melihat kontak dari folder itu muncul di kotak seperti di atas tempat Anda dapat memperbaiki daftar Anda.







Ketik Daftar Baru: Pilih opsi ini lalu klik "Buat" untuk memasukkan detail penerima di jendela pop-up . Anda dapat menggunakan salah satu bidang yang Anda suka dan menyesuaikan kolom.





Advertisement

Setelah Anda memilih penerima, klik "Berikutnya: Tulis Pesan Email Anda" di bagian bawah bilah sisi.


Lengkapi Pesan Anda


Anda kemudian dapat memilih dari blok yang Anda lihat untuk menambahkan perincian penerima ke pesan Anda.







Address Block: Tempatkan kursor Anda di dokumen tempat Anda menginginkan blok alamat. Kemudian, pilih format untuk nama penerima, apakah Anda ingin menyertakan nama perusahaan atau alamat pos, dan detail lainnya tentang lokasi.



Anda akan melihat pratinjau setiap penerima di sebelah kanan dan dapat menggunakan panah di atas untuk bergerak melalui dan meninjau mereka. Jika ada yang kurang, klik “Cocokkan Bidang” untuk memperbaikinya.







Klik “OK” setelah selesai. Anda akan melihat variabel Blok Alamat di dokumen Anda di lokasi yang Anda pilih. Pilih salam dan format untuk baris ucapan serta default untuk nama penerima yang tidak valid. Pratinjau masing-masing dengan menggunakan panah dan kotak ke arah bawah.





Advertisement

Klik "OK" setelah selesai dan Anda akan melihat variabel Baris Ucapan di dokumen Anda.







Electronic Postage: Jika Anda menginstal perangkat lunak perangko elektronik di komputer, pilih ini dan ikuti petunjuknya.



Item Lainnya: Untuk menambahkan lebih banyak bidang seperti nomor telepon atau baris alamat tambahan, tempatkan kursor Anda di dokumen tempat Anda menginginkan bidang tersebut, pilih opsi ini, dan lengkapi detailnya. Klik "Sisipkan" atau "Cocokkan Bidang" untuk menyelesaikannya.







Untuk menghapus item yang Anda tambahkan, cukup pilih variabel dan hapus dari dokumen.



Pilih "Berikutnya: Pratinjau Pesan Email Anda" di bagian bawah bilah sisi.


Pratinjau dan Kirim Emails


Anda kemudian akan melihat pratinjau surat dengan variabel yang diisi dengan detail penerima Anda. Gunakan panah di bilah sisi untuk melihat pratinjau setiap pesan. Untuk membuat perubahan pada penerima Anda, pilih "Edit Daftar Penerima" atau untuk kembali dan mengedit dokumen, gunakan tautan untuk langkah-langkah di bagian bawah bilah sisi. “Electronic Mail” untuk melengkapi detail To, Subject Line, dan Mail Format. Secara opsional, Anda hanya dapat mengirim ke penerima tertentu. Klik "OK" untuk mengirim email melalui Outlook.





Jenis Dokumen Gabungan Surat Lainnya


Jika Anda memilih jenis gabungan surat yang berbeda di Word, Anda hanya akan melihat sedikit perbedaan dengan wizard.



Surat dan Direktori: Anda dapat menambahkan detail yang sama dengan dengan email, tetapi pada akhirnya Anda dapat mencetak atau mengedit setiap huruf atau mengirim direktori ke dokumen baru.



Amplop dan Label: Anda dapat memilih dari berbagai opsi seperti ukuran amplop, jenis label, dan font. Kemudian, cetak amplop atau label Anda.



Anda dapat membuat gabungan surat di Microsoft Word dari awal untuk email, surat, amplop, atau label menggunakan tab Surat. Tetapi untuk cara termudah menyiapkan penggabungan di Word, lihat wizard gabungan surat.



Itulah berita seputar Cara Termudah Membuat Gabungan Surat di Microsoft Word, semoga bermanfaat. Disadur dari HowToGeek.com.